Грузоперевозки с 1 сентября 2026: новые правила, взаимодействие с ГИС ЭПД, чек-лист перехода.

С 1 сентября 2026 года вступает в силу требование Федерального закона от 07.06.2025 №140-ФЗ, которое полностью меняет правила игры в грузоперевозках. Электронный обмен транспортными накладными становится обязательным для всех участников процесса: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.

Это означает, что привычный бумажный документооборот уходит в прошлое. Даже если вы просто получаете товар в офис, с 01.09.2026 вы обязаны будете подписать транспортную накладную электронной подписью. Никаких распечаток из Word и подписей шариковой ручкой — только юридически значимый электронный формат.

Взаимодействие будет происходить через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Федеральный закон №140-ФЗ от 07.06.2025 не оставляет пространства для манёвра: начиная с 1 сентября 2026 года такие документы как транспортная накладная, путевой лист и заказ-наряд должны обращаться исключительно в электронном виде через ГИС ЭПД. Под «всеми» в данном случае подразумеваются действительно все участники товародвижения. Если раньше получение груза в офис можно было оформить росчерком пера в бумажном бланке, то теперь это будет полноценное электронное подписание.

Требование обязательное, а за его нарушение предусмотрена административная ответственность — проще и дешевле подготовиться заранее, чем разбираться со штрафами и простоем машин позже.

Функционал для работы с электронными перевозочными документами уже существует и является встроенной возможностью в программах 1С.

Речь идет о сервисе «1С-ЭПД». Это готовый инструмент для обмена транспортными накладными и путевыми листами с контрагентами и государством через ГИС ЭПД. Если у участника грузоперевозок нет доступа к 1С для подписания документов УКЭП, мобильное приложение позволяет подписывать ЭПД на смартфоне или планшете.

Что это дает вам уже сейчас:

• Работа в привычном интерфейсе: Вы создаете и подписываете документы прямо из 1С, не переключаясь на другие окна.

• Обмен электронными документами уже сейчас: Вы можете начать тестировать обмен ЭПД с контрагентами сегодня в добровольном порядке, чтобы к дате «X» процесс был отлажен.

• Юридическая значимость: Обмен идет через оператора Калуга Астрал и Такском, которые входят в 11 аккредитованных операторов к обмену с ГИС ЭПД, что соответствует требованиям Минтранса и ФНС России.

Изменения в законе часто воспринимаются как дополнительная нагрузка, но в случае с ЭПД бизнес получает ощутимую выгоду в операционной деятельности. Вот что меняется для каждого участника цепочки.

> Для грузоотправителя:

• Снижение издержек. Вы забудете о печати многостраничных бланков, покупке тонеров и аренде архивов для хранения корешков. Все документы хранятся в цифровом контуре 1С или у оператора ЭДО.

• Моментальная отгрузка. Водителю не нужно ждать, пока менеджер найдет печать или распечатает 4 экземпляра накладной. Документ уходит в рейс за секунды.

• Прозрачность. Вы видите онлайн, когда перевозчик принял заказ, а когда грузополучатель поставил подпись. Никаких «потерянных в дороге» бумажек.

> Для перевозчика и водителя:

• Экономия времени в рейсах. По данным интеграторов ЭДО, оформление одной электронной накладной в среднем экономит до 20 минут на точке погрузки/выгрузки. За месяц это выливается в дополнительные один-два рейса.

• Защита от ошибок. Встроенный функционал сверки с данными ГИС ЭПД исключает человеческий фактор: система сама проверит госномер машины, срок действия медосмотра и полиса ОСАГО.

• Мобильное рабочее место. Водителю достаточно смартфона с приложением (например, мобильное приложение «1С-ЭПД»). Не нужно возить в кабине папку с доверенностями и пустыми бланками.

> Для грузополучателя:

• Ускорение приемки. Вы видите состав груза и сопроводительные документы еще до того, как машина заедет на пандус. Приемка сводится к сверке фактического наличия с цифровым реестром и нажатию кнопки «Подписать».

• Готовность к проверкам. Налоговая или ГИБДД запрашивают документы за прошлый год? Вам не нужно поднимать архивы в коробках на складе. Выгрузка из системы ЭДО займет пару минут.

• Снижение рисков штрафов. С 01.09.2026 бумажная накладная станет недействительной. Переход на ЭПД — это соблюдение закона и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.

ЧЕК-ЛИСТ готовности: что нужно приготовить для успешного старта?

Чтобы 1 сентября 2026 года не стало «днем тишины» на вашем складе, рекомендуется уже сейчас пройтись по этому короткому чек-листу.

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Это обязательно. Подойдет та же подпись, которой вы сейчас подписываете налоговые декларации или счета-фактуры через ЭДО. Важно: подпись должна быть у каждого ответственного лица, кто будет заверять документы (руководитель, уполномоченный бухгалтер или логист).

2. Настроить рабочее место.

Для работы с ГИС ЭПД и сервисами вроде «1С-ЭПД» необходимо:

• Установить актуальную версию браузера (или фирменный плагин от оператора ЭДО, если работаете через веб).

• Установить сертификаты ФНС России и Минцифры (обычно операторы ЭДО делают это автоматически при первичной настройке).

• При работе в 1С — обновить конфигурацию до версии с поддержкой форматов ЭПД.

3. Оснастить водителей (для перевозчиков и логистических служб).

Самый частый вопрос: «Что должно быть у водителя?». Ответ: смартфон с доступом в интернет и установленным мобильным приложением (например, «1С-ЭПД» или приложение вашего оператора ЭДО).

Важно! Не требуется возить с собой дорогостоящий терминал сбора данных или ноутбук. Для предъявления документов сотруднику ГИБДД на экране телефона достаточно сгенерировать QR-код или открыть визуализированную копию документа. Канал связи должен быть защищенным, но используется обычный мобильный трафик.

4. Протестировать взаимодействие с контрагентами.

Не ждите сентября 2026 года. Договоритесь с ключевым поставщиком или клиентом, с которым у вас большой оборот, провести тестовый обмен ЭПД прямо сейчас. «1С-ЭПД» позволяет работать в смешанном режиме: пока закон не обязателен, вы можете тренироваться на реальных рейсах, не отказываясь от бумаги как резервной копии.

5. Выбрать оператора или встроенный сервис.

Вам не нужно отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД и разбираться в сложных интерфейсах госорганов. Обмен происходит через аккредитованного оператора ЭДО или через готовое решение в вашей учетной системе.

Если вы работаете в 1С, то достаточно активировать сервис «1С-ЭПД». Он уже «вшит» в интерфейс и автоматически подтягивает данные о контрагентах, номенклатуре и машинах из базы, требует учетную запись «1С-ЭДО».

Остались вопросы? Нужна помощь в настройке?

Закон вступает в силу уже совсем скоро. Чтобы в сентябре 2026 года ваши поставки не встали, а водители не ждали часами оформления бумаг, стоит задуматься о подключении уже сейчас.

Оставьте заявку в форме ниже — мы поможем разобраться, как применить «1С-ЭПД» именно в вашей логистической цепочке.

А для того, чтобы наши специалисты смогли детальнее проконсультировать вас, заполните небольшую анкету.

>>> ЗАПОЛНИТЬ АНКЕТУ <<<