ТОП-5 страхов перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

В современном мире, где бизнес-процессы ускоряются, а требования к безопасности и эффективности растут, переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится необходимостью. Группа компаний «1С-Галэкс» предлагает решение, которое упрощает управление кадрами, сокращает затраты и минимизирует риски. Однако многие руководители и HR-специалисты откладывают внедрение из-за страхов.

В этом интервью мы разберём ТОП-5 распространённых сомнений и покажем, почему они необоснованы.

Интервьюер: Добрый день, коллеги! Сегодня поговорим об изменениях в кадровом учете, точнее, о современном инструменте, который меняет подходы к документообороту в организациях. Речь пойдёт о КЭДО — кадровом электронном документообороте. Сегодня у нас в гостях эксперт по внедрению и развитию КЭДО — Плотникова Людмила Сергеевна, ведущий консультант ГК «1С-Галэкс». Людмила, расскажите, пожалуйста, с какими основными проблемами сталкиваются организации при принятии решения о переходе на КЭДО?

Л.С. Плотникова: Приветствую, уважаемые читатели! Основные проблемы, которые называют клиенты, связаны с рядом мифов и ложных представлений. Один из таких мифов — сложность системы согласования документов. Обычно пугает мысль, что придётся заново выстраивать все внутренние механизмы. Однако в реальности современные решения КЭДО предусматривают гибкие настройки маршрутов согласования, позволяющие компаниям сохранить свои рабочие практики и одновременно упростить контроль над движением документов.

Интервьюер: Интересно, а какой второй основной страх клиентов?

Л.С. Плотникова: Второй самый распространённый страх — невозможность старших сотрудников освоить новые технологии. Многие компании обеспокоены, что работники пенсионного возраста не смогут приспособиться к изменениям. Опыт показывает, что на самом деле большинство сотрудников легко овладевает основами работы с приложением КЭДО. Наша задача — обеспечить плавный переход и максимальную доступность ресурса для всех категорий сотрудников.

Интервьюер: Ну а третий, пожалуй, самый тревожный момент — техническая сторона вопроса. Может ли недостаток гаджетов у сотрудников негативно повлиять на работу с КЭДО?

Л.С. Плотникова: Хороший вопрос! Здесь важно отметить, что для работы с КЭДО совсем необязательно иметь новейший смартфон или планшет. Программа доступна и через стандартный браузер на обычном компьютере. То есть, сотрудники могут продолжать работу привычными способами, получая преимущества цифрового документооборота вне зависимости от уровня оснащённости техническими устройствами. В частности, сокращает время на подписание документов, позволяет сотрудникам контролировать согласование заявок на отпуск, командировку, быстро ознакомится с расчетным листом и из приложения задать вопрос бухгалтеру, если он возникнет, внести изменения в личные данные или запросить справку. Исключается необходимость посещения отдела кадров или бухгалтерии для получения нужных документов. Сервис уведомляет (напоминает) о том, что необходимо ознакомится и подписать документы.

Интервьюер: Да, это наглядно показывает, как КЭДО упрощает взаимодействие между сотрудниками, руководством и кадровой службой. Тогда давайте перейдем к следующему пункту. Многих волнуют вопросы безопасности данных. Есть опасения, что внедрение КЭДО увеличит риски утечки данных. Насколько обоснованы подобные тревоги?

Л.С. Плотникова: В наше время переживания о сохранности данных естественны. Вот почему при внедрении КЭДО особое внимание уделяется защите данных. Информация передается по зашифрованным каналам связи, доступ ограничивается специальными ролями и паролями. Любое движение документа протоколируется, и никто посторонний не сможет воспользоваться вашим внутренним документом. Гарантирован тот факт, что все данные о заработной плате остаются внутри системы 1С и не передаются в сторонние сервисы, обеспечивая их сохранность и конфиденциальность. В итоге внедрение КЭДО фактически исключает вероятность утечки данных.

Интервьюер: Подскажите, КЭДО постоянно развивается, какие последние нововведения особенно облегчили работу пользователей и чего ждать в будущем?

Л.С. Плотникова: В ближайшее время сотруднику смогут оформлять авансовые отчеты о результатах работы в командировке и произведенных затратах, а также появится возможность бронировать билеты и жилье. Улучшен сбор пожеланий по графику отпусков как для сотрудника, так и для руководителя. Постоянно расширяется список типовых шаблонов заявлений и расширяются варианты создания маршрутов согласования заявлений ответственными сотрудниками. Появится возможность отправлять уведомление об отпуске. Появиться возможность отправки пакетов документов.

Интервьюер:Спасибо за содержательные пояснения! Давайте обсудим с вами ещё один момент. Допустим, руководство организации решило внедрить КЭДО, но боится предстоящих перемен. Какой главный довод вы приведёте им в пользу КЭДО?

Л.С. Плотникова: Я скажу следующее: главное преимущество КЭДО — это значительная экономия времени и ресурсов. Снижение временных затрат на обработку документов и предотвращение потерь файлов позволят освободить драгоценные часы для выполнения приоритетных задач. Вторая причина — простота использования. Настройка и эксплуатация программы проста и интуитивна, не требует длительного обучения. И наконец, в нашей компании мы гарантируем индивидуальный подход, проводим демонстрации и обучение, где вы сможете легко освоить необходимые навыки и задать все интересующие вопросы.

Интервьюер:Отлично сказано! Думаю, это интервью помогло многим решить свои сомнения. Спасибо, Людмила Сергеевна! Внедряйте КЭДО и переходите на новый уровень взаимодействия внутри организации!

Переход на КЭДО — это не риск, а инвестиция в будущее, где бумажные документы уступают место цифровым процессам!

ПОДРОБНЕЕ О КЭДО

Если у вас остались вопросы, наши специалисты помогут вам по телефону +7 (3852) 222-608, или оставьте заявку на сайте.