Как внедрить кадровый ЭДО: этапы перехода, перечень документов и шаблоны
Нормы законодательства позволяют организациям переходить на кадровый электронный документооборот (КЭДО). КЭДО это возможность создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с трудовыми отношениями в электронном виде, не дублируя на бумажном носителе.
К основным нормативным актам, регулирующим переход на КЭДО относятся:
-
Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1-22.3) устанавливает порядок внедрения КЭДО и получение согласий от сотрудников.
-
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - определяет виды и юридическую силу электронной подписи, применяемой при оформлении кадровых документов.
-
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» - регулирует использование электронных первичных документов, включая приказы по трудовым отношениям.
Переход на КЭДО несет ряд преимуществ для любой организации:
1. Своевременное подписание документов сотрудником. Сотрудники не всегда вовремя подписывают документы, что вынуждает специалистов отдела кадров постоянно напоминать об этом и искать возможность встречи для оформления. Система КЭДО позволяет подписывать документы удаленно с помощью электронной подписи в удобное время.
2. Сокращаются затраты. Компания больше не тратит деньги на бумагу, принтеры, архивное хранение документов – сэкономленные ресурсы можно перенаправить на другие важные задачи.
3. Оптимизация времени руководителя. Сокращает время руководителя, затрачиваемое на подписание больших объемов документов вручную.
4. Оптимизация времени специалиста отдела кадров. Специалистам не нужно тратить время на постоянные напоминания о подписании документов, на поиск нужных экземпляров в архиве, на отправку по почте и на ожидание ответа, а также на передачу документа от одного подписанта к другому.
5. Повысить прозрачность и безопасность. Система КЭДО фиксирует все действия участников и защищает персональные данные сотрудников в соответствии с законами № 149-ФЗ.
6. Облегчение взаимодействие с удаленными сотрудниками. Подписание и обмен документами онлайн, ускоряет и упрощает работу с дистанционными сотрудниками.
Для перехода на КЭДО необходимо пройти следующие этапы:
1. Создать рабочую группу или назначить ответственного сотрудника. К этой работе рекомендуется привлекать кадровиков, юристов, IT-специалистов, руководителей отделов и при наличии – сотрудников, отвечающих за документооборот и ведение архива.
2. Выбор системы КЭДО. Организация сама выбирает информационную систему для перехода на КЭДО.
3. Разработка плана перехода на КЭДО. Это ключевой этап, в ходе которого нужно выявить процессы, которые можно цифровизировать, а также оформляемые для каждого процесса документы.
- Описать кадровые процессы, которые автоматизируете: наем, перевод в другой отдел, премирование. Важно не просто перечислить эти процессы, а описать последовательность действий в каждом из них — кто кому передает документ и каким образом, когда нужна подпись, а когда достаточно просто ознакомиться с документом.
- Составить список документов, с которыми вы работаете на каждом этапе: трудовой договор, заявление или согласие на обработку персональных данных и так далее.
- Определить вид электронной подписи — ПЭП, УКЭП или УНЭП.
- Выпустить локальный нормативный акт о переходе на ЭДО. К нему приложить список этих документов.
4. Издание локального нормативного акта о введении КЭДО. Важно, что этот акт принимается с учетом мнения первичного профсоюза при его наличии в организации. В акте обязательно нужно прописать (ст. 22.2 ТК РФ):
Положение о переходе на КЭДО
-
сведения о применяемой информационной системе КЭДО;
-
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
-
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
-
перечень документов и категории сотрудников, отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. Перечень документов, которые согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ можно перевести в электронный вид, можно посмотреть ниже.
Кроме того, в локальном акте определяются периодичность и сроки подписания (а также ознакомления, согласования и утверждения) работниками электронных документов, маршруты документов, исключительные случаи оформления документов на бумаге вместо электронных и т. д.
С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
Ссылка на документы Положение о введении КЭДО и Приказ об утверждении положения о КЭДО
Приказ о переходе на КЭДО
Приказ юридически оформляет начало процесса перехода на электронный документооборот, утверждает Положение и назначает ответственных за его реализацию.
-
Утверждение и дата начала действия Положения о переходе на КЭДО;
-
Список сотрудников, ответственных за внедрение;
-
Сроки и этапы внедрения системы КЭДО;
-
Информация о необходимых подготовительных мероприятиях;
-
Инструкция о действиях сотрудников в связи с переходом на КЭДО.
С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.
Ссылка на документ "Примерная форма приказа о введении кадрового электронного документооборота"
Уведомление о переходе на КЭДО
Этим документом работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие.
-
Причины и цели перехода на КЭДО;
-
Перечень документов, которые будут вестись в электронном виде (по желанию);
-
Информация о правах и обязанностях сотрудников в связи с переходом на КЭДО;
-
Порядок действий сотрудников по подписанию согласия.
Примерная форма уведомления работнику о переходе на кадровый электронный документооборот.
Согласие с переходом на КЭДО
Документ подтверждает добровольное согласие сотрудника на использование электронных документов в кадровом учете.
-
Полное наименование работодателя;
-
Должность, ФИО и подпись сотрудника;
-
Дата подписания и дата, с которой сотрудник готов перейти на КЭДО.
-
Примерная форма заявления работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот
-
Примерная форма заявления работника об отказе от перехода на кадровый электронный документооборот
Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.
В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.
Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.
Согласие на обработку и передачу персональных данных
Такое согласие пригодится, если работодатель устанавливает систему КЭДО в стороннем облаке и передает вендору персональные данные работников для создания личного кабинета (ст. 88 ТК, ч.4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие надо подписывать на бумаге, потому что документ передается вендору до перехода компании на КЭДО.
-
Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
-
Перечень персональных данных, подлежащих обработке и передаче;
-
Цели обработки и передачи данных;
-
Название системы КЭДО;
-
Права и обязанности сторон в отношении обработки данных;
-
Подпись сотрудника и дата подписания.
С шаблонами документов вы также можете ознакомиться ЗДЕСЬ.
5. Обеспечить сотрудников подписями.
Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.
Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.
Как пройти все этапы без сложностей?
Очевидно, что внедрение КЭДО требует внимания к деталям: нужно правильно оформить локальные акты, получить согласия, настроить маршруты подписания, обеспечить сотрудников подписями. Но есть способ сделать этот процесс максимально простым и прозрачным.
1С:Кабинет сотрудника — это система кадрового электронного документооборота, которая:
-
содержит готовые шаблоны документов;
-
позволяет настраивать маршруты согласования и отслеживать статусы документов;
-
поддерживает все виды подписей (УНЭП, УКЭП);
-
хранит документы в вашей базе 1С — под полным контролем компании;
-
фиксирует все действия (аудит) и обеспечивает защиту персональных данных.
С 1С:Кабинет сотрудника переход на КЭДО становится не сложным заданием, а поэтапным проектом, реализация которого проходит в единой системе, с понятным интерфейсом и полным соответствием законодательству.
ПОДРОБНЕЕ О 1С:КАБИНЕТ СОТРУДНИКА
Хотите перевести кадровые процессы в электронный вид без рисков и лишних сложностей?