В cвязи с тем, что за последние несколько лет разработана законодательная база для внешнего и внутреннего электронного бухгалтерского документооборота в перспективе с отказом от бумаги, в настоящее время в документооборот учреждений гос. сектора внедряются формы электронных документов, утв. приказами Минфина России от 15.06.2020 № 103н и от 15.04.2021 № 61н от 15.06.2020 № 103н.
Настоящий приказ применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2023 года, либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).
Следовательно, при электронном документообороте к программе бухгалтерского учета должны быть подключены не только бухгалтеры, а также:
- сотрудники договорного, планового отделов,
- лица, ответственные за сохранность имущества,
- подотчетные лица,
- члены инвентаризационных комиссий, комиссий по поступлению и выбытию активов,
- руководители подразделений, согласующие и утверждающие документы,
- др. работники субъекта учета, ответственные за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом, за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни.
При переходе на электронный документооборот необходимо провести подготовительные мероприятия:
1. Определить дату перехода на применение электронных документов.
2. Внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии - в Единую учетную политику, с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.
3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.
5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.
6. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы - квалифицированной электронной подписью.
7. При централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организацией и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц - членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП
8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.
9. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 "Задолженность, невостребованная кредиторами".
10. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).»
Основные отличия внутреннего ЭДО в ПРОФ версии от КОРП:
- ПРОФ версия является инструментом только подписания электронных документов. В КОРП версии инструментом работы является еще и заполнение электронных документов.
- В КОРП версии перед началом подписания электронный документ может быть заполнен частично и дозаполняться по мере действий по бизнес-процессу. В ПРОФ версии подписывается только полностью заполненный документ.
- В КОРП версии каждый подписывает свой набор данных, в отличии от ПРОФ, где все подписывают один и тот же электронный документ.
- В КОРП версии есть возможность настройки гибкой маршрутизации и сроков исполнения задач.
Кому рекомендуем КОРП?
«1С:Бухгалтерию государственного учреждения КОРП» рекомендуем использовать для организации внутреннего электронного бухгалтерского документооборота таким субъектам учета как:
- крупное учреждение;
- головное учреждение с филиальной сетью;
- централизованная бухгалтерия и субъекты централизованного учета;
- а также при технологической централизации – оператор облака и группа учреждений, работающих в выделенных областях ведомственного облака.
Полезные ссылки на ИТС:
- Организация внутреннего электронного документооборота в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8" - https://its.1c.ru/db/metbud81#content:7866:hdoc:_top:электронный%20документооборот%20внутри%20учреждения;
- Электронный документооборот внутри учреждения в редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" - https://its.1c.ru/db/metbud81/content/7590/hdoc/_top/внутренний%20эдо;
- Утверждены новые формы электронных первичных документов и регистров бухучета для учреждений - https://its.1c.ru/db/newscomm#content:480754:hdoc