Ключевые аспекты электронного документооборота

В связи с внедрением в учреждениях электронного документооборота возникают вопросы о том, какие документы вести при расчётах с подотчётными лицами. Документ "Отчёт о расходах подотчётного лица" применяется для оформления в электронном виде и отражения в учёте расчётов с подотчётными лицами.

Создаётся документ на основании одного из документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчётному лицу (аванса) для целей, отражённых в указанных электронных документах: Решение о командировании, Изменение решения о командировании, Решение о компенсации (Крайний Север), Заявка-обоснование закупки малого объёма по кнопке "Создать на основании". В результате большая часть реквизитов документа уже будет заполнена из соответствующих реквизитов документа-основания.

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма (ф. 0504518) (далее - Заявка-обоснование (ф. 0504518)) применяется для формирования в электронном виде расчёта потребности в финансовом обеспечении расходов на закупку товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг...

И Приказ 82н, где написано, что 53.2. Группа "200 Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" предназначена для отражения (с учётом установленной в ней детализации по подгруппам и элементам) расходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на закупку товаров, работ и услуг (включая аренду имущества) для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений на аналогичные закупки...

Из-за ограничения выбора КПС только КВР 200 в Заявках-обоснованиях подтверждение затрат с КВР 112, не относящихся к затратам на командировку, рекомендуем, используя Авансовый отчёт.

Заполнение документа "Отчёт о расходах подотчётного лица":

Закладка "Аванс" заполняется на основании данных о кассовых документах, с помощью которых была оформлена выдача авансов.

Закладка "Товары, работы, услуги": при заполнении закладок с указанием расходов необходимо указывать сумму принятых расходов.

Закладка "Суточные": с помощью кнопок "Отметить проверку документов"/"Отменить проверку документов" на командной панели табличной части можно сразу по нескольким строкам таблицы отметить, соответственно, проверку или отмену проверки подтверждающих документов.

Далее заполняем реквизиты:

• Причина отклонения – если были отклонения плановых расходов суточных, рассчитанных по нормативу.
• КФО – код финансового обеспечения.
• КПС– классификационный признак счёта.
• КЭК– код экономической классификации. Заполнение реквизитов закладок "Проезд", "Проживание", "Прочие расходы" аналогичное. Реквизиты закладки "Денежные обязательства" заполняются автоматически по документу-основанию. Закладка "Бухгалтерская операция": реквизит "Типовая операция" имеет по умолчанию значение "Расходы подотчётного лица". Правильно заполненный документ следует провести и закрыть с помощью кнопки "Провести и закрыть". При проведении документа по каждой строке табличной части закладок "Суточные", "Проезд", "Проживание", "Прочие расходы", "Товары, работы, услуги" формируется проводка с кредита 208.00 счёта в дебет счёта, указанного в графе "Дебет" данных закладок документа "Отчёт о расходах подотчётного лица". Также формируются проводки по начислению НДС. При проведении будут сформированы проводки по корректировке денежных обязательств, рассчитанные в соответствии с данными закладки "Денежные обязательства" как разница между суммой принятых обязательств по документу-основанию и суммой расходов по Отчёту со способом обеспечения "Выдача денежных средств под отчёт". При установке флажка "Корректировать принятые обязательства" будут сформированы проводки, корректирующие принятые (бюджетные) обязательства по правилам, аналогично денежным обязательствам. Если установлен флажок "Бюджетные данные без детализации по КОСГУ", то в проводке принятия обязательств по стороне дебета будет установлено КОСГУ 000.