Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы за использованные, но неотработанные дни отпуска. Однако в некоторых случаях удержание осуществить нельзя.

Нельзя сделать удержания при увольнении по следующим основаниям:

·        отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы,

·        ликвидации организации, либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

·        сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

·        смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера)

·        призыв работника на военную службу (за исключением призыва работника на военную службу по мобилизации или направления на службу в войска национальной гвардии Российской Федерации по мобилизации) или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

·        восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

·        признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

·        смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;

·        наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, а также призыв работодателя - физического лица или работодателя, являющегося единственным учредителем (участником) юридического лица, одновременно обладающего полномочиями единоличного исполнительного органа этого юридического лица, на военную службу по мобилизации или направление на службу в войска национальной гвардии Российской Федерации по мобилизации (в случае, если такой работодатель не уполномочил другое лицо на осуществление своих прав и исполнение своих обязанностей в качестве работодателя);

Хотя обязательного согласия сотрудника на удержание из его заработной платы не требуется, следует учитывать, что без него можно удержать не более 20 процентов от суммы, подлежащей выплате (ст. 137, ст. 138 ТК РФ). Следует учитывать, что 20% рассчитываются именно с суммы к выплате, за минусом НДФЛ, такие разъяснения в своём письме дал Минздравсоцразвития России  (Письмо от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Свыше 20% можно удержать только с письменного согласия сотрудника.

Есть две точки зрения на удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска из зарплаты сотрудника:

1.     Как возврат излишне начисленных сумм отпускных. Тогда оно оформляется сторно-записью. В этом случае работодатель возвращает сотруднику излишне удержанный НДФЛ и уменьшает базу для расчета страховых взносов. В этом случае так же важно обратить внимание на формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам –может потребоваться ручная корректировка.

2.     Как обычное удержание. Оно не изменяет облагаемые базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Рассмотрим оба варианта отражения в программе.

Вариант 1: Удержание использованных, но неотработанных дней отпуска уменьшает налоговую базу по НДФЛ и взносам

Настройка вида начисления

Для того, чтобы сторно-начисление корректно отразилось, необходимо создать для него отдельный вид начисления.

Раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - раздел Расчет зарплаты – Начисления- кнопка Создать

Заполнение полей Начисления:

·        Наименование – название вида начисления (например, Удержание за неотработанный отпуск (СТОРНО));

·        Код – уникальный код вида начисления;

·        раздел НДФЛ – переключатель установить в положение «Облагается» и укажите код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2012; 

·        Категория дохода – Прочие денежные доходы от трудовой деятельности (основная налоговая база);

·        Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ – заполнялось для начислений до 2024 г., для корректного включения в расчет по форме 6-НДФЛ (с 2024 г. форма изменилась);

·        флажок «Доход в натуральной форме» – устанавливается, если начисление не выдаётся в денежной форме;

·        раздел Страховые взносы – выбираем способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов: Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;

·        раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ – устанавливаем учитывается в расходах на оплату труда по статье и выбираем вид расходов пп.7, ст.255 НК РФ;

·        раздел Отражение в бухгалтерском учете – поле Способ отражения – не заполняем. Данное поле определяет счет дебета в проводках при начислении дохода сотруднику (по данному виду начисления). Если поле не заполнено, то используется способ отражения, который указан для сотрудника, либо, если не указано для сотрудника, способ отражения для организации в целом;

·        раздел Исполнительное производство – поле Вид дохода с 01.05.2022 г.  - указать 1-Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания;

·        флажок «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений "Районный коэффициент" и "Северная надбавка" – необходимо снять

Сохраните начисление по кнопке «Записать и закрыть».

Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска

В программе не поддержан автоматический расчет использованных, но неотработанных дней отпуска, поэтому расчет удержания необходимо выполнить самостоятельно.

Регистрация и расчет выплат при увольнении производится с помощью документа Увольнение:

раздел Зарплата и кадры – Кадровые документы – кнопка «Создать» –Увольнение

Далее заполните документ увольнения исходными данными. Зарплата за отработанное время рассчитается автоматически.

Далее нам нужно добавить сторно-начисление по отпускным:

1)     Перейдите по ссылке поля Начислено – откроется таблица с начислениями. Наведите курсор на табличную часть и нажмите правую кнопку мыши, выберите «Добавить».

2)     Заполните появившуюся строку. В колонке Начисления выберите из списка начисление «Удержание за неотработанный отпуск (СТОРНО)» (его мы создали ранее) и укажите рассчитанную сумму удержания со знаком "минус". Сумма сторно будет учтена при расчете НДФЛ и страховых взносов.

3)     По кнопке «ОК» закройте форму начислений.

Запишите и проведите документ Увольнение.

Заполнение Отчетности по НДФЛ:

В месяце регистрации сторно начисления может возникнуть отрицательный доход по сотруднику, поэтому следует обратить внимание на формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Может потребоваться ручная корректировка отчетности перед ее сдачей.

Вариант 2. Удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска не уменьшает налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам

Настройка вида удержания

Для этого варианта необходимо, чтобы был создан вид удержания.

Рассмотрим его создание и заполнение.

раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты – Удержания – кнопка Создать.

Заполнение полей Удержания:

·        Наименование – название вида удержания (например, «Удержание за неотработанный отпуск (Увольнение)»);

·        Код – уникальный код вида удержания;

·        Категория удержания – не заполняется.

Сохраните по кнопке «Записать и закрыть».

Расчет и удержание сумм оплаты использованных, но неотработанных дней отпуска

В программе не поддержан автоматический расчет использованных, но неотработанных дней отпуска, поэтому расчет удержания необходимо выполнить самостоятельно.

Регистрация увольнения сотрудника и расчет выплат при увольнении производится с помощью документа Увольнение.

Заполните документ данными, как при обычном увольнении. Зарплата за отработанное время рассчитается автоматически.

Далее скорректируем данные на сумму удержания:

1)     Нажмите на ссылку поля Удержано. Выберите Удержания.

2)     Наведите курсор на табличную часть и нажмите правую кнопку мыши, выберите «Добавить».

3)     Выберите из списка созданный ранее вид удержания «Удержание за неотработанный отпуск (Увольнение)» и укажите рассчитанную сумму удержания.

4)     По кнопке «ОК» сохраните изменения в удержаниях. Затем проведите документ Удержание.

В бухгалтерском учете необходимо отразить проводки по удержанию с помощью документа Операция.

раздел Операции – Операции, введенные вручную – кнопка «Создать» – Операция

На сумму удержания создается проводка по дебету счета 70 (по сотруднику) и кредиту счета 91.01 "Прочие доходы" (Прочие внереализационные доходы).

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.