Расчеты с подотчетными лицами по расходам
Рассмотрим выдачу денежных документов подотчетному лицу. Оформление начинаем с создания документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» (раздел Денежные средства – Расчеты с подотчетными лицами):
В шапке документа заполняем подотчетное лицо из справочника «Сотрудники», выбираем способ выдачи средств и назначение аванса.
В табличной части документа выбираем код по ОКПД, указываем единицу измерения, количество приобретаемых товаров (работ, услуг), сумму аванса, КФО, КПС и КЭК.
Документ не будет формировать проводки, т.к. происходит выдача денежных документов.
Заявка-обоснование подписывается простыми ЭП: ответственным лицом контрактной службы, ответственным лицом финансово-экономического подразделения, руководителем структурного подразделения, подотчетным лицом, ответственным исполнителем бухгалтерской службы, на которого возложено ведение бухгалтерского учета; ЭЦП: руководителем учреждения, осуществляющего оплату расходов, руководителем субъекта учета.
На основании заявки-обоснования можно создать расходный кассовый ордер (фондовый) для отражения выдачи денежных документов подотчетному лицу:
Документ частично заполнен данными из заявки-обоснования.
На вкладке «Расшифровка» выбираем вид денежного документа и денежный документ из справочников.
Типовая операция – «Выдача денежных документов подотчетным лицам (208)». Для формирования бухгалтерских записей в шапке документа ставим галку «Исполнен».
Далее формируем «Отчет о расходах подотчетного лица» (раздел Денежные средства – Расчеты с подотчетными лицами). Также можно сформировать отчет на основании заявки-обоснования:
Отчет частично заполнен на основании заявки-обоснования. Добавляем документ выдачи аванса – расходный кассовый ордер (фондовый).
На вкладке «Товары, работы, услуги» выбираем денежный документ, указываем суммы принятых расходов (на какую сумму израсходовали денежные документы), счет дебета для формирования бухгалтерских проводок по документу.
Типовая операция – «Расходы подотчетного лица». Проводим документ и смотрим бухгалтерские проводки.
Отчет о расходах подотчетного лица подписывается простыми ЭП: подотчетным лицом, ответственным лицом учреждения, в котором работает подотчетное лицо, руководителем структурного подразделения, руководителем финансово-экономического подразделения; ЭЦП: руководителем учреждения.
При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.