Учет расчетов с подотчетными лицами по приобретению денежных документов

Рассмотрим приобретение денежных документов через подотчетное лицо. Оформление начинаем с создания документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» (раздел Денежные средства – Расчеты с подотчетными лицами):

В шапке документа заполняем подотчетное лицо из справочника «Сотрудники», выбираем способ выдачи средств и счет для перечисления (для безналичного расчета). Также проставляем срок, на который выдаются денежные средства, документ-основание и назначение аванса.

В табличной части документа выбираем код по ОКПД, указываем единицу измерения, количество приобретаемых товаров (работ, услуг), сумму аванса, КФО, КПС и КЭК.

В подвале документа указываем основание принятие обязательства и раздел лицевого счета.

На вкладке «Сведения о малой закупке» заполняется код по ОКПД, идентификационный код (из плана-графика закупок учреждения) и способ закупки.

На вкладке «Дополнительно» можно посмотреть информацию по ранее выданным сотруднику авансам, по которым он еще не отчитался.

Типовая операция – «Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу». Проводим документ и смотрим проводки по принятию денежного обязательства:

Заявка-обоснование подписывается простыми ЭП: ответственным лицом контрактной службы, ответственным лицом финансово-экономического подразделения, руководителем структурного подразделения, подотчетным лицом, ответственным исполнителем бухгалтерской службы, на которого возложено ведение бухгалтерского учета; ЭЦП: руководителем учреждения, осуществляющего оплату расходов, руководителем субъекта учета.

На основании заявки-обоснования можно создать заявку на кассовый расход для отражения перечисления денежных средств подотчетному лицу:

Документ частично заполнен данными из заявки-обоснования. Заполняем назначение платежа и бухгалтерскую операцию – «Перечисление подотчетным лицам (208.00)».

Заявка на кассовый расход может быть проведена после указания в шапке документа статуса «Исполнен». Статус исполнения документа можно установить вручную или автоматически с помощью загрузки выписки из лицевого счета.

Поступление денежных документов от подотчетного лица оформляется приходным кассовым ордером (фондовым) (раздел Денежные средства – Касса – Касса организации – Кассовые ордера (фондовые)):

Заполняем кор. счет, сумму, целевое назначение из справочника целевых назначений кассовых ордеров, контрагента и договор:

На вкладке «Расшифровка» заполняем табличную часть: КФО, КПС, вид денежного документа и денежный документ из справочников, количество и сумму.

Типовая операция – «Поступление денежных документов от подотчетного лица (208)». Для формирования бухгалтерских записей в шапке документа ставим галку «Исполнен».

Далее формируем «Отчет о расходах подотчетного лица» (раздел Денежные средства – Расчеты с подотчетными лицами). Также можно сформировать отчет на основании заявки-обоснования:

Отчет частично заполнен на основании заявки-обоснования. Добавляем документ выдачи аванса – заявку на кассовый расход.

На вкладке «Товары, работы, услуги» добавляем документ поступления – приходный кассовый ордер (фондовый).

Вкладка «Денежные обязательства» заполняется автоматически, также сравнивается сумма денежных обязательств по заявке-обоснованию и сумма по отчету с расчетом отклонения. Типовая операция – «Расходы подотчетного лица». Отчет не будет формировать проводок, т.к. проводки сформированы документом «Приходный кассовый ордер (фондовый)».

Отчет о расходах подотчетного лица подписывается простыми ЭП: подотчетным лицом, ответственным лицом учреждения, в котором работает подотчетное лицо, руководителем структурного подразделения, руководителем финансово-экономического подразделения; ЭЦП: руководителем учреждения.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.