Создание штатного расписания с помощью средств программы "1С:Бухгалтерия 8" (редакция 3.0)

Ведение штатного расписания в программе "1С:Бухгалтерия 8" (редакция 3.0) не предусмотрено, но с помощью программы можно упростить его составление.

Штатное расписание — это организационно-распорядительный кадровый документ, в котором отражена структура в разрезе подразделений, штатный состав и численность сотрудников организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой должности.

Этот документ обязательно понадобится при проверках:

·         Трудовой инспекции;

·         ИФНС;

·         ФСС (п. 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81);

·         ПФР (п. 11 Постановления Правления ПФ РФ от 30.01.2012 N 11п).

Так же штатное расписание может использоваться в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

За отсутствие штатного расписания могут привлечь к ответственности как за нарушение норм трудового права (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.07.2012 по делу N 33-12665/2012).

Принятие сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (Письмо Роструда РФ от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

В штатном расписании указывается плановая структура должностей, а не фактическая- там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штата и численность совпадают со штатным расписанием.

Для работодателя штатное расписание выполняет сразу несколько функций:

·         позволяет четко проследить организационную структуру организации (структурные подразделения);

·         закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

·         позволяет планировать кадровый состав предприятия;

·         позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников структурных подразделений;

·         устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

·         позволяет планировать фонд оплаты труда (ФОТ).

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание, так же вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и оформляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, и организация вправе разработать собственную форму данного документа, утвердив ее приказом руководителя (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1). Однако многие организации составляют штатное расписание по форме № Т-3, т.к. она содержит все необходимые поля и сведения.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года.

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

·         организационная структура организации (вводятся или сокращаются отделы, управления, департаменты и т.д.);

·         количество штатных единиц;

·         наименования должностей, специальностей, профессий;

·         иные данные штатного расписания, касающиеся сотрудников организации (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Подготовка данных для заполнения штатного расписания, с помощью отчета «Штатные сотрудники»

Помочь при составлении штатного расписания может отчет «Штатные сотрудники».

Путь к отчету: Зарплата и кадры - Отчеты по кадрам - Штатные сотрудники

Настроим отчет. Нажимаем кнопку «Настройки»(1), выбираем вид отчета «Расширенный»(2). На вкладке «Фильтры» уберем галочку с поля «Группа Или»(3) , чтобы в список попадали уволенные сотрудники (этот шаг можно пропустить, если эти данные не нужны).

На вкладке Поля и сортировки уберем лишние галочки для вывода поля, оставив:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Тарифная ставка;
• Дата приема;
• Дата увольнения.

Настроим Сортировки с помощью кнопок перемещения вверх и вниз, в следующем порядке:

·        Организация. Наименование в программе;

·        Подразделение. Порядок (иерархический);

·        Должность. Порядок;

·        Сотрудник. Имя.

Остальные вкладки оставим без изменения.

Нажимаем кнопку «Закрыть и сформировать».

Заполняем поля:

·         Дата — дата, на которую требуется составить отчет;

·         Организация — выбрать нужную организацию.

Нажимаем кнопку «Сформировать».

Отчет примет вид:

На основе данных полученного отчета, можно создать штатное расписание в Excel.

Для составления штатного расписания вам могут пригодиться поля:

·         Подразделение;

·         Сотрудник;

·         Должность;

·         Тарифная ставка.

Поле Тарифная ставка содержит сумму по всем ежемесячным начислениям работнику, указанным в документах «Прием на работу» или «Кадровый перевод». Получить развернутый перечень всех доплат и надбавок для конкретной должности не представляется возможным.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.