Регистрация невозвращенной подотчетной суммы в программе «1С:Бухгалтерия 8»

Отношения работодателя и сотрудника при невозврате подотчётной суммы регулируются комплексом нормативных актов: Трудовым и Гражданским кодексами РФ, Указанием Банка России, а также локальными актами организации.

Когда можно удержать деньги из зарплаты

Правовая норма: ст. 137 ТК РФ

Что говорит закон: Работодатель может удержать сумму, если работник не вернул неизрасходованный остаток подотчетных средств вовремя.

Важно: Решение об удержании надо принять в течение одного месяца после срока сдачи авансового отчёта.

Сколько можно удержать

Правовая норма: ст. 138 ТК РФ

Что говорит закон: Не более 20% от зарплаты сотрудника после вычета НДФЛ.

Если работник не согласен

Правовая норма: ст. 137, 248 ТК РФ

Что говорит закон: Если работник спорит или не подписывает согласие — взыскивать можно только через суд.

Если решили простить долг (НДФЛ)

Правовая норма: ст. 41, 210, 226 НК РФ

Что говорит закон: Прощённая сумма считается доходом сотрудника в натуральной форме. Нужно начислить НДФЛ (13 или 15%) и удержать налог — из ближайшей зарплаты.

Если простили долг (страховые взносы)

Правовая норма: ст. 420 НК РФ

Что говорит закон: с прощённой суммы нужно начислить страховые взносы, потому что это выплата в рамках трудовых отношений.

Если простили долг (налог на прибыль)

Правовая норма: ст. 252 НК РФ

Что говорит закон: Прощённую сумму нельзя включить в расходы при расчёте налога на прибыль.

Нюансы по НДФЛ

Разъяснения: Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06-1/610

Что говорит закон: Подтверждает, что прощённый долг по подотчёту — это доход физлица.

Разъяснения: Письмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212

Что говорит закон: Подтверждает, что на прощённую подотчётную сумму нужно начислять страховые взносы.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» порядок регистрации невозвращённой подотчётной суммы предусматривает следующие шаги:

1)    Создание нового вида начисления для регистрации дохода в размере невозвращенной подотчетной суммы

2)    Начисление дохода в размере невозвращенной подотчетной суммы

1       . Создание нового вида начисления для регистрации дохода в размере невозвращенной подотчетной суммы

Для создания нового вида начисления перейдите в справочник Начисления (раздел Зарплата и кадры - подраздел Справочники и настройки - Настройка зарплаты - Расчет зарплаты – Начисление).

В справочнике нажмите «Создать».

Заполните новый вид начисления:

·        Наименование – заполните название вида начисления (в нашем примере «Невозвращённые подотчётные денежные средства»)

·        Код - укажите код вида начисления, он должен быть уникальным;

·        В разделе «НДФЛ» установите переключатель в положение «Облагается», после чего в поле «Код дохода» выберите соответствующий код 2510 «Оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика»;

·        Категория дохода – заполняется автоматически («Натуральный доход (основная налоговая база)»);

·        Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ – укажите значение «Включать в строки 110 и 113 (по договорам ГПХ на выполнение работ, оказание услуг)»;

·        Необходимо установить флажок «Доход в натуральной форме», поскольку данное начисление не выплачивается сотруднику денежными средствами, но учитывается для целей налогообложения и отражается в соответствующих разделах отчётов по заработной плате. При этом бухгалтерские проводки по таким начислениям не формируются, однако формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам — в случае, если начисление подлежит обложению указанными платежами.

·        При настройке параметров исчисления страховых взносов в соответствующем разделе следует указать способ учёта доходов сотрудников: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

·        В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ переключатель устанавливается в положение «не включается в расходы по оплате труда», т. к. доход в размере невозвращенной суммы не включается в расходы на оплату труда в соответствии ст. 255 НК РФ;

·        В разделе Отражение в бухгалтерском учете заполните поле Способ отражения, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации. Значение выберите из справочника Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Отражение в учете – ссылка Способы учета зарплаты).

·        В разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода с 01.05.2022 г. укажите «1 – Заработная плата и иные доходы и иные доходы с ограничением взыскания»;

·        Ввиду того, что рассматриваемый доход относится к доходам в натуральной форме, следует деактивировать флажок «Входит в состав базовых начислений для расчёта начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

·         После заполнения полей необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть».

2.     Начисление дохода в размере невозвращенной подотчетной суммы

Так как начисление дохода в размере невозвращенной суммы подотчета имеет разовый характер, то оно не начисляется в плановом порядке.

Для создания документа Начисление следует перейти в раздел Зарплата и кадры далее в подразделе Зарплата выбрать пункт Все начисления

В открывшемся журнале документов по кнопке «Создать» из раскрывающегося списка выбрать Начисление зарплаты.

Далее следует заполнить документ, в поле Дата выплаты выбрать По сотрудникам.

После заполнения табличной части в столбце Начислено перейдите по гиперссылке для добавления еще одного начисления.

В открывшемся окне с помощью кнопки «Добавить» создайте новую строку и в столбце Начисление выберите вид начисления «Невозвращённые подотчётные денежные средства».

В открывшемся окне укажите сумму начисления и дату выплаты (получения дохода) в соответствующих колонках. Датой выплаты в данном случае будет либо дата, с которой взыскание долга стало невозможным, либо дата принятия решения о прощении долга (пп. 2 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) и нажмите на кнопку «ОК».

После заполнения нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Расчет НДФЛ с невозвращенной подотчетной суммы производится в колонке НДФЛ, расчет страховых взносов в колонке Взносы.

Для просмотра результата проведения документа (проводки) нажмите на кнопку «Показать проводки и другие движения документа»  .

При выплате заработной платы за месяц производится удержание НДФЛ как с суммы заработной платы, так и с невозвращённой подотчётной суммы. Датой удержания налога признаётся дата документа на выплату. При этом необходимо учитывать, что сумма НДФЛ, удерживаемая с натурального дохода, не может превышать 50 % суммы выплачиваемого дохода в денежной форме - контроль данного ограничения осуществляется самостоятельно.

В расчетном листке невозвращенная подотчетная сумма отражается в разделе Справочно.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (385 2) 222 608 или оставьте заявку на нашем сайте.