Работа с электронными перевозочными документами в 1С:БГУ. Требования с 01.09.26г.
С сентября 2022 года начали действовать Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 г. №931. Эти изменения позволяют грузоотправителям, перевозчикам и грузополучателям оформлять перевозочные документы в электронном виде, избегая печати бумажных копий.
С 1 сентября 2026 года вступает в силу требование Федерального закона от 07.06.2025 №140-ФЗ.
Электронный обмен транспортными накладными становится обязательным для всех участников процесса: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Это означает, что привычный бумажный документооборот уходит в прошлое.
Процесс обмена электронными транспортными накладными выглядит следующим образом:
- Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
- Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю. При подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может внести сведения о переадресовке, о замене водителя и (или) транспортного средства.
- После доставки грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
- Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки перевозчик может внести сведения о переадресовке (возврате) и замене водителя и (или) транспортного средства. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.
В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 2, подсистема обмена с ГИС ЭПД доступна, начиная с релиза 2.0.88.35.
В программе необходимо настроить обмен электронными перевозочными документами в рамках сервиса 1С-ЭДО.
Для этого должна быть выполнена настройка обмена электронными документами через сервис 1С-ЭДО с контрагентами - участниками обмена ЭПД.
Необходимо оформить квалифицированные электронные подписи для сотрудников, ответственных за подписание транспортных накладных. Заявление на получение подписи можно отправить прямо из программы 1С с помощью "1С:Подпись".
Для работы с электронными перевозочными документами необходимо добавить для пользователей дополнительные права. Добавлен поставляемый профиль групп доступа: Работа с электронными перевозочными документами. Также пользователям необходимо включить профиль: Выполнение обмена ЭД.
С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок обязаны оформлять электронную транспортную накладную (далее – ЭТрН). Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" и другие нормативные акты.
ЭТрН – это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. Она оформляется исключительно в электронном виде и передается между участниками перевозки посредством электронного документооборота (ЭДО).
Организации бюджетной сферы участвуют в цепочке перевозки чаще как Грузополучатели.
Документы по обмену с ГИС ЭПД можно найти: Органайзер- Обмен с ГИС ЭПД.
Все перевозочные документы находятся в журнале документов: Электронные перевозочные документы.
По кнопке: Создать можно создать документы для оформления перевозки.
По кнопке Выполнить обмен происходит обмен перевозочными документами с Контрагентами.
По прибытии груза в пункт назначения представитель грузополучателя проверяет груз и заносит необходимую информацию:
· общее количество приняты грузовых мест;
· фактическое состояние груза;
· масса и объем принятого груза.
Также грузополучатель может оказаться от приемки груза.
После проверки документа по кнопке Отправить отправляем документ перевозчику.
Когда можно не оформлять ЭТрН.
Перечень исключений для транспортной накладной и заказа (заявки) утверждён Приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026 (действует с 01.09.2026 до 01.09.2032).
Бумажный формат допускается в восьми случаях — формулировки ниже сокращены, точные — в тексте приказа:
· воинские перевозки и грузы для нужд обороны и безопасности;
· грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо без аккредитованного в РФ филиала;
· каботажные перевозки перевозчиками из государств ЕАЭС;
· перевозки для личных, семейных, домашних нужд физлиц;
· сбой программно-аппаратного комплекса участника (в т. ч. компьютерные атаки — контур ГосСОПКА, 187-ФЗ);
· перевозки на территориях без устойчивого интернет-покрытия (перечень территорий — Распоряжение Правительства № 1855-р от 10.07.2025);
· грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо (перемещение внутри компании);
· перевозка драгоценных металлов и камней.
Также ЭТрН не нужна если:
· Свой транспорт — нет ЭТрН.
Если компания везёт собственный груз собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не оформляется вовсе — ни бумажная, ни электронная (это следует из 259-ФЗ: накладная сопровождает договор перевозки). Обязательный документ в этом случае — путевой лист. Как только для того же маршрута нанимается сторонний перевозчик — появляется договор перевозки, а с ним и обязанность оформить ЭТрН.
· Самовывоз — смотрите, кто нанял перевозчика.
Покупатель забирает товар со склада продавца своим транспортом без договора перевозки — перевозочные документы не нужны, поставку закрывает УПД. Но если покупатель нанимает перевозчика, возникает необычная конфигурация: покупатель — одновременно и грузоотправитель, и грузополучатель (он сторона договора перевозки), а продавец выступает лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП).
· Перемещение между своими складами.
Своим транспортом — путевой лист без ЭТрН. Наёмным перевозчиком — ЭТрН оформляется, причём случай «грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо» входит в перечень исключений Приказа № 262: бумага допустима, но электронный документ удобнее — процесс тот же, что и по обычным рейсам.