Отражение в учете сумм командировочных расходов в пределах нормы

         В соответствии со ст. 168 ТК РФ к расходам, связанным со служебной командировкой, относятся:

·        расходы по проезду;

·        расходы по найму жилого помещения;

·        суточные;

·        иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суммы командировочных расходов для целей учета НДФЛ и страховых взносов, кроме взносов на травматизм, освобождаются от обложения в размере не превышающим 700 руб. в день на территории РФ.

При формировании отчетности: в 6-НДФЛ отражаются только суммы сверхнормативных расходов, которые облагаются НДФЛ; в РСВ - отражается вся сумма командировочных расходов, независимо от их обложения взносами (Письмо Минфина от 15.05.2025 N03-15-05/47702).

Для автоматического отражения сумм командировочных расходов в пределах нормы в расчете по страховым взносам требуется создать новый вид начисления (раздел Настройка – Начисления). Можно создать как один общий вид начисления, так и отдельно для каждого вида расхода (суточные, расходы на проживание и т.д.). Перед созданием вида начисления необходимо проверить, что установлен флаг «Регистрируются натуральные доходы» (раздел Настройка –Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний)

В поле Наименование нужно ввести название вида начисления, которое будет отражаться в аналитических отчетах (например, Командировочные расходы в пределах норм). На закладке Основное в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме. В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу (вид документа Доход в натуральной форме). В разделе Расчет и показатели переключатель Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию.

         На закладках Учет времени, Зависимости, Приоритет, Средний заработок оставляем настройку, установленную программой автоматически.

На закладке Налоги, взносы, бухучет в разделе НДФЛ устанавливаем переключатель в положение не облагается, поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ заполнять не нужно.

В разделе Страховые взносы выбираем – Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих.

В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда.

В разделе Исполнительное производство поле Вид дохода с 01 мая 2022г. выберите 4 - Единовременные доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок).

         Нажимаем Записать и закрыть.

         Для регистрации сумм командировочных расходов используется документ Доход в натуральной форме (раздел Зарплата – Натуральный доход).

         Эти данные отразятся в отчетах РСВ и ЕФС-1 раздел 2 по строкам в части объекта обложения и как необлагаемые.

         Нужно ли подавать корректировки, если ранее данные не подавали и возможны ли штрафные санкции? Фактически в таком виде сданный отчет содержит верную базу для исчисления взносов и исчисленную сумму взносов. Штрафные санкции за недостоверные сведения в таком случае не предусмотрены и быть не должны.

         Но ранее ФНС в своем письме от 24.11.2017 № ГД-4-11/23829@ рекомендовал подать корректировки отчетов в случае, если командировочные расходы не отражали.

         Поэтому окончательное решение остается за пользователем.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.