Оформление отзыва сотрудника из отпуска

Отзыв из отпуска — ситуация, с которой сталкивается практически каждый пользователь. Причины бывают разные: производственная необходимость, срочная командировка, непредвиденная авария. В каждом случае важно соблюсти требования ТК РФ и корректно отразить отзыв в программе: сторнировать отпускные, начислить оплату за отработанные дни и разобраться с догуливанием. Разберём правовые основания, общий порядок в отражения 1С и три варианта отражения дней догуливания — от самого простого до комбинированного.

Правовые основания

Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Отказ от досрочного выхода из отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Неиспользованные дни отпуска предоставляются по выбору сотрудника:

·         в удобное для него время в течение текущего рабочего года;

·         либо присоединяются к отпуску за следующий рабочий год.

Согласно ч. 3 ст. 125 ТК РФ отзыв из отпуска не допускается для:

·         беременных женщин;

·         работников в возрасте до 18 лет;

·         работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Новое с 1 сентября 2026 года: работников на вредных или опасных условиях труда можно отозвать из отпуска только для предотвращения катастрофы, производственной аварии, а также для устранения их последствий. Остальные причины для этой категории не являются основанием для отзыва.

Отзыв оформляется приказом в произвольной форме. Работодатель вправе самостоятельно определить порядок отзыва и отразить его в локальном нормативном акте. Также необходимо внести изменения в график отпусков и личную карточку сотрудника.

Регистрация отзыва в программе

Специального документа для отзыва из отпуска в программе нет. Отзыв регистрируется через документ-исправление исходного документа Отпуск.

1.     Откройте исходный документ Отпуск.

2.     По ссылке «Исправить» создайте документ-исправление.

3.     На вкладке «Продления, переносы, отзывы» вручную заполните период, на который сотрудник отозван. Поле причина в данном случае не заполняется.

4.     Если сотрудник не планирует догуливать эти дни сразу — на основной вкладке период отпуска оставьте без изменений. Регистрация отзыва завершена.

Если отзыв оформляется в том же расчётном периоде, что и отпуск (т. е. период «не закрыт» — не произведён окончательный расчёт и выплата), документ-исправление просто пересчитает отпускные за отозванные дни. Если период «закрыт» — сторнирование произойдёт автоматически при проведении документа, регистрирующего новые начисления за эти дни.

Отзыв из отпуска в командировку

Один из частых сценариев — отзыв сотрудника из отпуска для направления в служебную командировку. Порядок зависит от того, «закрыт» ли расчётный период.

1.     Если расчётный период «закрыт»

В этом случае сторнирование отпускных за дни командировки производится автоматически при проведении документа Командировка.

1.     Создайте документ Командировка.

2.     При проведении программа выдаст сообщение: в базе уже зарегистрировано отсутствие сотрудника документом Отпуск. Нажмите «ОК».

3.     На закладке «Пересчет прошлого периода» вы увидите, что часть оплаты отпуска, приходящаяся на период командировки, автоматически сторнируется.

Важно: при сторнировании отпускных возникнет расхождение данных бухгалтерского и налогового учёта по сотруднику за месяц перерасчёта. Это связано с особенностями отражения сторно-начислений в налоговом учёте: сторнируемые суммы отпускных и соответствующий НДФЛ относятся к периоду первоначального начисления, тогда как в бухгалтерском учёте они отражаются в периоде проведения документа-исправления.

2.     Если расчётный период «не закрыт»

В данном случае сторнирование отпуска в документе Командировка не производится. Требуется оформить отзыв через документ-исправление Отпуск на вкладке «Продления, переносы, отзывы» — и затем ввести документ Командировка на отозванные дни.

Данный способ можно использовать и в случае, если расчетный период «закрыт», если не хочется проводить сторнирование начислений в документе Командировка.

Как отразить дни догуливания после отзыва

Если сотрудник хочет догулять дни, на которые был отзван, есть три варианта. Выбор зависит от того, в каком месяце приходятся дни догуливания и нужно ли пересчитывать средний заработок.

Вариант 1. Продление в документе-исправлении «Отпуск»

На вкладке «Основной отпуск» в документе-исправлении укажите количество дней с учётом продления.

Плюсы:

·         расчёты с работником «в ноль» — не нужно доплачивать или удерживать переплату;

·         нет проблем с НДФЛ.

Минусы:

·         если дни догуливания приходятся на другой месяц и средний заработок там выше, права работника могут быть ущемлены — отпускные останутся в прежнем размере.

Пример. Сотруднику Григорьянц А.А. рассчитан отпуск с 17.08.2026 по 13.09.2026. Отозван на 1 день — 1 сентября. Догуливать будет сразу.

В документе-исправлении на вкладке «Продления, переносы, отзывы» указывается период отзыва. На вкладке «Основной отпуск» количество дней увеличивается на 1. Начисленная сумма отпускных совпадёт со сторнированной — корректировки выплат не нужны.

Вариант 2. Отдельный документ «Отпуск» на дни догуливания

В документе-исправлении сторнируется часть отпускных за дни отзыва. На период догуливания создаётся новый документ Отпуск.

Плюсы:

·         средний заработок для дней догуливания рассчитывается на дату начала этого периода — корректно, если догуливание в следующем месяце с более высоким средним.

Минусы:

·         сторнирование и начисление в разных документах — важно не запутаться при выплате: выплатить только разницу и удержать НДФЛ только с разницы, проверить правильность отражения в учете.

Пример. Сотруднику Григорьянц А.А. рассчитан отпуск с 17.08.2026 по 13.09.2026. Отозван на 2 дня — 1 и 2 сентября. Догуливать будет сразу.

В документе-исправлении сторнируется часть отпускных за эти дни. На период догуливания создаётся новый документ Отпуск.

Вариант 3. Комбинированный

1.     Введите отдельный документ Отпуск на дни догуливания, но не сохраняйте его — посмотрите сумму отпускных с новым средним заработком.

2.     Дни догуливания отразите в документе-исправлении исходного Отпуска и вручную поправьте сумму отпускных за период догуливания на закладке «Начислено».

Плюсы:

·         отпускные выплачиваются с учётом нового среднего (если дни догуливания в следующем месяце);

·         перерасчёт отражается одним документом — нет пересортицы во взаиморасчётах и НДФЛ.

Комбинированный вариант полезен, когда дни догуливания приходятся на другой месяц и нужно сохранить корректный средний заработок, но при этом избежать сложностей с учетом НДФЛ и взносов.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (385 2) 222 608 или оставьте заявку на нашем сайте.