Начисление оплаты работнику-донору в программе "1С:Бухгалтерия 8.3"
В этой статье мы рассмотрим:
1. Законодательная база по регулированию отношений между работодателем и работником-донором
2. Расчет начислений работнику-донору
3. Настройки видов начислений работнику-донору (за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха)
4. Начисление работнику-донору в программе 1С:Бухгалтерия 8.3
1. Законодательная база по регулированию отношений между работодателем и работником-донором
Федеральный закон № 125-ФЗ от 20.07.2012 «О донорстве крови и её компонентов» регулирует все аспекты, связанные с развитием донорства крови и её компонентов в Российской Федерации, а В Трудовом кодексе РФ (Статья 186), закреплены гарантии и компенсации со стороны работодателя.
Донор – это лицо, добровольно прошедшее медицинское обследование и добровольно сдающее кровь и (или) ее компоненты.
Для получения данного статуса необходимо соответствовать следующим критериям:
· Дееспособность (как правило, с 18 лет);
· Гражданство РФ или законное проживание в России не менее года для иностранных граждан и лиц без гражданства;
· Возраст — 18 лет или полная дееспособность до достижения этого возраста, в соответствии с законодательством РФ;
· Медицинское обследование — добровольное прохождение;
· Отсутствие медицинских противопоказаний для сдачи крови и её компонентов.
В соответствии с положениями статьи 26 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 20 июля 2012 года, на руководителей организаций возлагается обязанность содействовать организациям, осуществляющим деятельность по обращению донорской крови и её компонентов.
Работодатель обязан предоставить работнику-донору следующие гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством РФ (ст. 186 ТК РФ):
§ Освободить сотрудника от работы в день сдачи крови и медицинского обследования (связанного с этим);
§ Предоставить другой день отдыха, в случаях если сотрудник вышел на работу в день сдачи крови (за исключением тяжелых работ и работ с вредными и (или) опасными условиями труда, когда выход работника на работу в этот день невозможен) или сдал кровь в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день.
§ Дополнительный день отдыха так же должен быть предоставлен, после каждого дня сдачи крови. Он может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов.
§ При сдаче крови и ее компонентов за сотрудником сохраняется его средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха.
Документы-основания для освобождения.
Для освобождения от работы в связи со сдачей крови сотрудник должен заранее известить руководство организации о намерении стать донором. Для этого он пишет заявление и на его основании издается приказ об освобождении работника от работы для прохождения медицинского обследования и сдачи крови.
Работник подтверждает свое участие в донорской программе, представив медицинскую справку. Справка оформляется в соответствии с п. 10, подп. "и" п. 11, п. 2 Порядка выдачи справок, утв. приказом Минздрава России от 14.09.2020 № 972н в произвольной форме и выдаются врачом.
На основании справки работодатель, предоставляет положенный день отдыха.
Работодатель не обязан оплачивать день медицинского обследования, если иное не закреплено в коллективном договоре работодателя, предоставляется только освобождение от работы. При этом неважно, сдал ли работник кровь на следующий день после обследования или не сдал, например, из-за того, что у него выявили некие противопоказания к донорству.
Для предоставления положенных дополнительных дней отдыха после каждого дня сдачи крови сотрудник-донор должен оформить заявление и на его основании издается приказ о предоставлении работнику дня отдыха (другого или дополнительного).
Оформление в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени дни отсутствия отражаются:
§ день сдачи крови - кодом Г или 23 (невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству). В соответствии со ст. 165 ТК РФ, сдача крови и прохождение связанного с этим медицинского обследования относятся к исполнению государственных или общественных обязанностей;
§ неоплачиваемый день медицинского обследования отражается кодом НВ или кодом 28 (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы).
§ день отдыха отражается кодом ОВ или 27 (дополнительные выходные дни (оплачиваемые). По желанию работника этот день может быть использован на следующий день после сдачи крови, присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску, или в другое время в течение года после дня сдачи крови.
Средний заработок за дни сдачи крови и его отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
Средний заработок за дни сдачи крови и предоставленные в связи с этим дни отдыха оплачивается работодателем, в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540
Суммы среднего заработка, выплачиваемые организацией работникам-донорам за дни сдачи крови и предоставляемые в связи с этим дни отдыха, облагаются НДФЛ, страховыми взносами по единому тарифу и на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В бухгалтерском учете, начисленные сотруднику суммы среднего заработка в данном случае признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета учета затрат, который зависит от вида деятельности, в рамках которой сотрудник выполняет свои трудовые функции. Начисление так же отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Суммы страховых взносов, уплачиваемых во внебюджетные фонды, откосятся к тому же счету учета затрат, что и начисленный средний заработок, в корреспонденции с соответствующими субсчетами счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
В целях расчета налога прибыль, сохраняемый за сотрудником средний заработок, в суммах, начисленных сотруднику за дни обследований, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови, учитываются в целях налогообложения прибыли. Суммы страховых взносов, начисленных к уплате во внебюджетные фонды, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Отражение в 1С.
В программе 1С: Бухгалтерия 8.3 не поддерживается автоматический расчет оплаты за дни, предоставляемые сотруднику-донору, поэтому необходимо сделать расчет самостоятельно и скорректировать начисление заработной платы.
2. Расчет начислений работнику-донору
Расчет среднего заработка сотрудника (независимо от режима его работы) производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за сотрудником сохраняется средняя заработная плата. Порядок расчет закреплён в Постановлении Правительства Российской Федерации от 24 апреля 2025 г. № 540 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
Среднедневной заработок необходимо исчислить путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, на количество фактически отработанных в этот период дней.
Премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм, даже если сотрудник отработал неполный рабочий период для целей расчета.
В виде формулы расчет среднего заработка можно представить так:
Среднедневной заработок= сумма зарплаты (в т.ч. премии и вознаграждения) / отработанные дни
3. Настройки видов начислений работнику-донору (за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха)
В программе необходимо создать 2 вида начислений: для начисления оплаты за день сдачи крови и за дополнительный день (дни) отдыха сотруднику-донору.
Для этого перейдите в «Начисления»
раздел Зарплата и кадры – Настройки и зарплаты – раздел Расчет зарплаты – Начисления
По кнопке «Создать» откройте и заполните форму «Начисление (создание)»
Рисунок 1Пример заполнения полей карточки Начисления
Порядок заполнения полей формы «Начисление (создание)»:
· Наименование - заполните название вида начислений (например: «Оплата за дни сдачи крови» и «Оплата за дополнительный день отдыха (после сдачи крови)».
· Код - укажите код вида начисления. Обратите внимание: он должен быть уникальным.
· подраздел НДФЛ - установите переключатель на значение «облагается» и укажите код дохода – 2000 "Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним". Как мы и писали выше, сумма среднего заработка, выплачиваемая за день сдачи крови и за дополнительный день отдыха, облагается НДФЛ на общих основаниях.
· Категория дохода - Оплата труда (основная налоговая база).
· Строка Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ – выберите «Включать в строки 110 и 112 (по трудовым договорам)».
· флажок Доход в натуральной форме – установите флажок, если начисление выплачивается в натуральной форме, а не в денежной на руки или перечислением на карту.
· раздел Страховые взносы – необходимо выбрать способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. Укажите вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
· раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ – нужно установить переключатель в положение «учитывается в расходах на оплату труда по статье» и выбрать вид расходов - пп. 20, ст. 255 НК РФ.
· раздел Отражение в бухгалтерском учете - в поле Способ отражения нужно выбрать способ отражения зарплаты (начисления) в бухгалтерском учете. Можно открыть способ отражения зарплаты и посмотреть на какой счет будут относится расходы по начислению.
Справочник Способы учета зарплаты можно открыть, перейдя в:
раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - раздел Отражение в учете - Способы учета зарплаты
Если нужного способа отражения в справочнике нет, то его нужно создать. В этом справочнике задается только корреспондирующий счет по дебету в начислении. Данное поле заполняется, только в том случае, если начисление отражается одним способом для всех сотрудников организации.
Если поле не заполнено, то при начислении данного вида расчета будет использоваться способ отражения, который указан в карточке сотрудника:
раздел Зарплата и кадры - Сотрудники - поле Учет расходов,
либо, если и в карточке сотрудника не заполнено соответствующее поле, то способ отражения, который указан для организации в целом:
раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты - вкладка Зарплата - Способ отражения в бух.учете
· раздел Исполнительное производство - в поле «Вид дохода» и «Вид дохода с 01.05. 2022 г.» проставляем «1 - Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания». Данные этого поля влияют на корректность заполнения документа на выплату и соответственно на платежного поручения, созданный на его основании. Все работодатели обязаны при выплате через банк или через иную кредитную организацию указывать по этим суммам в расчетных документах коды вида доходов.
· Входит в состав базовых начислений для расчета начислений "Районный коэффициент" и "Северная надбавка" – этот флажок устанавливается по умолчанию. Его можно снять, если есть такая необходимость. В случае для начисления оплаты за день сдачи крови и за дополнительный день (дни) отдыха сотруднику-донору этот флажок необходимо снять, т.к. средний заработок при начислении оплаты за дни, предоставляемые сотруднику-донору, изначально исчисляется с учетом районного коэффициента и северной надбавки.
Сохраните изменения по кнопке «Записать и закрыть».
4. Начисление работнику-донору в программе 1С:Бухгалтерия 8.3
Начисление оплаты за дни сдачи крови и начисление оплаты за дополнительный день отдыха производится с помощью документа Начисление зарплаты.
раздел Зарплата и кадры - Все начисления
В табличной части документа выделите сотрудника, которому начисляется оплата за донорские дни, по кнопке «Начислить» выберите из списка созданные ранее виды начисления. В открывшемся окне укажите суммы оплаты и нажмите на кнопку «ОК» или в колонке «Начислено» нажмите на ссылку, в табличной части Начисления нажмите на кнопку «Добавить – Начисление» и заполните строку. В колонке Дата выплаты укажите предполагаемую дату выплаты оплаты за дни, предоставляемые сотруднику-донору (рис. 2).
В колонке Начислено по ссылке можно посмотреть все рассчитанные начисления сотрудника и изменить их при необходимости. В примере на рисунке необходимо изменить количество оплачиваемых рабочих дней октября 2025 года с 23 дней (по норме за март) на 21 дня (фактически отработанных за месяц). После этого сумма по окладу будет пересчитана.
По кнопке «Показать проводки и другие движения документа» посмотрите результаты проведения документа.
При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.
[ПМВ1]Эти случаи можно дополнительно рассмотреть ниже
Что делать, если выходные донорские дни совпали с периодом нетрудоспособности?
Переносить дополнительные дни отдыха за сдачу крови и ее компонентов (донорские дни), совпавшие с периодом временной нетрудоспособности сотрудника, работодатель не обязан. Такое мнение высказано в письме Минтруда России от 19.04.2024 № 14-6/ООГ-2439.
Согласно ч. 1 ст. 186 ТК РФ, в день сдачи крови и ее компонентов сотрудник-донор освобождается от работы.
Работодатель предоставляет донору по его желанию другой день отдыха в следующих случаях:
· работник по соглашению с работодателем вышел на работу в день сдачи крови и ее компонентов (ч. 2 ст. 186 ТК РФ),
· работник сдал кровь и ее компоненты в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 ст. 186 ТК РФ).
Кроме того, после каждого дня сдачи крови (ее компонентов) работодатель обязан предоставить сотруднику-донору дополнительный день отдыха. Его можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в другое время. Право на такой дополнительный выходной сохраняется за работником в течение года после дня сдачи крови или ее компонентов (ч. 4 ст. 186 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за работником его средний заработок за дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха (ч. 5 ст. 186 ТК РФ).
Минтруд России разъяснил следующее: Трудовым кодексом РФ не предусмотрен перенос дополнительных дней отдыха за сдачу крови и ее компонентов в ситуации, когда такие дни совпали с периодом временной нетрудоспособности работника. Аналогичной точки зрения придерживаются специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф. В этом случае, по мнению специалистов Роструда, дополнительные дни отдыха за сдачу крови и ее компонентов, совпавшие с периодом временной нетрудоспособности работника, необходимо оплатить в размере его среднего заработка. Пособие по временной нетрудоспособности за такие дни не начисляется (разъяснения на сайте онлайнинспекция.рф).
Однако это не единственный вариант поведения в этом случае. Если период нетрудоспособности работника пришелся на дополнительные дни отдыха и работодатель не предоставил ему дни отдыха в другие дни, нарушаются требования ч. 4 ст. 186 ТК РФ. Следовательно, у работодателя возникает обязанность перенести донорские выходные дни на иные дни отдыха. Это подтверждает судебная практика (см. определения Пермского краевого суда от 20.07.2020 № 33-4209/2020, Краснодарского краевого суда от 09.07.2015 № 33-15179/2015).
В такой ситуации работнику следует написать заявление о переносе дополнительных дней отдыха на другие даты. При этом оплата должна производиться так:
· дополнительные дни отдыха за сдачу крови, перенесенные на другие даты, оплачиваются исходя из среднего заработка работника;
· за все дни болезни (включая ранее предусмотренные дополнительные дни отдыха) выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Сколько дней отдыха положено донору, если он вышел на работу в день сдачи крови?
Вопрос аудитору
Сотрудник является донором. В день сдачи крови он вышел на работу. Какое-либо соглашение с работодателем о работе или освобождении от работы оформлено не было. Сколько дней отдыха положено такому работнику?
Работник, не согласовавший с работодателем выход на работу в день сдачи крови, имеет право только на один дополнительный день отдыха. Обоснован вывод следующим. ТК РФ предоставляет работнику-донору определенные гарантии и компенсации.
Согласно ч. 1 ст. 186 ТК РФ в день сдачи крови и ее компонентов физлицо освобождается от работы. В то же время работник и работодатель могут согласовать выход сотрудника на работу в указанный день. В подобной ситуации физлицу положен другой день отдыха. Работодатель должен предоставить его в любое удобное для сотрудника время (ч. 2 ст. 186 ТК РФ).
Кроме того, после каждого дня сдачи крови (ее компонентов) работник-донор имеет право на дополнительный день отдыха. Это закреплено в ч. 4 ст. 186 ТК РФ. Право на такой дополнительный выходной сохраняется за работником в течение года после дня сдачи крови (ее компонентов). Его можно присоединить к ежегодному отпуску либо использовать в любое иное время.
Из буквального толкования перечисленных норм следует, что:
· если донор в день сдачи крови вышел на работу по согласованию с работодателем, ему положено два дня отдыха – выходной день вместо дня работы (по ч. 2 ст. 186 ТК РФ) и дополнительный выходной день (по ч. 4 ст. 186 ТК РФ);
· если работодатель и работник не согласовали порядок работы (освобождения от работы) в день сдачи крови или сотрудник-донор самовольно вышел на работу в день, когда сдавал кровь, ему положен один день отдыха, то есть дополнительный выходной (по ч. 4 ст. 186 ТК РФ).
Такой же точки зрения придерживаются специалисты Минтруда России и Роструда (письма Минтруда России от 12.05.2017 № 19-0/В-422, Роструда от 19.05.2017 № ПГ/09871-03-3).
Необходимо иметь в виду, что запрещено привлекать к труду в день сдачи крови лиц, занятых во вредных и (или) опасных условиях труда, даже если они по собственной инициативе желают выйти на работу (ч. 2 ст. 186 ТК РФ).
Сколько дней отдыха предоставлять работнику за сдачу крови в его выходной день по графику?
Вопрос аудитору
Сотрудник, работающий по графику "сутки через трое", сдавал донорскую кровь в свой выходной день (справка у работодателя есть). Работник считает, что имеет право на два дополнительных выходных дня. Правомерны ли его требования?
В день сдачи крови и ее компонентов работник освобождается от работы (ч. 1 ст. 186 ТК РФ). Кроме того, после каждого дня сдачи крови ему положен дополнительный день отдыха. Такой день работник по своему желанию может присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску либо использовать в течение года в любое иное время. Это предусмотрено ч. 4 ст. 186 ТК РФ.
Также частью 3 ст. 186 ТК РФ закреплено, что работнику-донору предоставляется день отдыха, если он сдает кровь в день, совпадающий с:
· периодом ежегодного оплачиваемого отпуска;
· выходным днем;
· нерабочим праздничным днем.
Таким образом, работнику, ставшему донором в выходной по своему графику, положено два дополнительных дня отдыха:
· один – после дня сдачи крови. Этот выходной предоставляется независимо от того, был ли день сдачи крови выходным или рабочим для работника, такого требования ч. 4 ст. 186 ТК РФ не содержит;
· другой – в счет дня сдачи крови, совпавшего с выходным днем (ч. 3 ст. 186 ТК РФ).
Это подтверждают также специалисты Роструда на официальном сайте онлайнинспекция.рф.
Рекомендации для осторожных работодателей
Оплачивать дополнительные выходные дни исходя из продолжительности смены работника в этот день. Подтверждается это следующим.
Для работников с суммированным учетом рабочего времени средний заработок для всех случаев (за исключением отпускных и компенсации за отпуск) рассчитывается исходя из среднего часового заработка. При этом сумма выплаты определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (п. 13 Положения № 540 (п. 13 Положения № 922)).
Сменная работа является одним из видов режима рабочего времени, в котором время работы в течение суток в разные рабочие дни может различаться (ч. 2 ст. 103 ТК РФ). Поэтому если работнику установлен сменный режим рабочего времени, рабочим днем для него является его рабочая смена. Иными словами, при сменной работе рабочее время обусловлено не календарным рабочим днем, а сменой, продолжительность которой определяется графиком сменности, при этом она может приходиться на разные календарные дни.
При сменном режиме работы освобождение от работы и предоставление выходных дней в соответствии со ст. 186 ТК РФ означают, что работнику предоставлен день отдыха не в календарном его понимании, а в виде рабочей смены, установленной графиком сменности, которая может приходиться и на два календарных дня.
Поэтому работникам с суммированным учетом рабочего времени и (или) при сменной работе за день сдачи ими крови и ее компонентов и за предоставленный в связи с этим дополнительный день отдыха работодатель обязан сохранять средний заработок за количество часов в конкретной рабочей смене работника-донора.
Этот вывод сделали судьи Верховного Суда РФ в определении от 24.02.2025 № 10-КГ24-2-К6, которым они отменили определение Шестого КСОЮ от 11.07.2024 № 88-14150/2024 (см. комментарий).
Оплата выходного дня по меньшему количеству часов, чем установлено графиком на этот день, влечет нарушение его прав. (См. определения Первого КСОЮ от 13.05.2024 по делу № 88-13999/2024, Восьмого КСОЮ от 10.06.2021 № 88-10165/2021).
Рекомендации для тех, кто готов отстаивать свою позицию
Оплачивать дополнительные выходные дни работников-доноров следует исходя из нормальной продолжительности рабочего времени (8 часов в день), даже если в соответствии с графиком сменности он должен был отработать больше времени. Обосновать такую позицию можно следующим.
При применении суммированного учета общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормальное число рабочих часов (ст. 91, 104 ТК РФ).
Предоставляя донорам выходные дни, законодатель исходит из нормальной продолжительности рабочего дня (8 часов). Это следует и из ч. 1 ст. 186 ТК РФ, согласно которой донору предоставляются именно дни отдыха, а не смены.
Если день отдыха донора совпадает по графику сменности с рабочим днем, продолжительность которого более 8 часов, оставшиеся часы он должен отработать в последующий период с учетом соблюдения установленной нормы рабочего времени.
Эту точку зрения разделили Минтруд России и Роструд (см. письма Минтруда РФ от 01.03.2017 № 14-2/ООГ-1727, от 31.10.2016 № 14-2/В-1087, Роструда от 06.11.2009 № 3287-6-1, от 20.03.2012 № 402-6-1).