Как зарегистрировать сотрудника в «1С:Бухгалтерия 8»: пошаговое руководство
Для учета сотрудников в программе «1С:Бухгалтерия 8» предусмотрены два справочника: Сотрудники и Физические лица. При работе с ними следует учитывать, что они связаны, но не идентичны.
Перейти к справочникам:
Справочники – Зарплата и кадры – Сотрудники или Физические лица
В справочнике Сотрудники учитываются кадровые сведения о работниках организации- тех, с кем заключены трудовые договоры или договоры ГПХ. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными: тип договора, должность, подразделение и т.п.
Справочник Физические лица предназначен для хранения сведений о физлицах: ФИО, дате рождения, ИНН, СНИЛС и др., а также об изменениях в личных документах. Эти сведения в дальнейшем отражаются так же в карточках справочника Сотрудники (текущее значение). Элементы в справочнике не «двоятся»: один человек – одна карточка Физического лица в справочнике, в неё же вносятся все изменения документов физлица (Паспорт, СНИЛС, прописка и т.п.).
При этом одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники. Например, сотрудник ранее уже работал в организации и уволился, а затем устроился снова. В этом случае будет один уволенный сотрудник и один, который работает сейчас.
Регистрация карточки Сотрудника:
1. Перейдите в Зарплата и кадры – Сотрудники.
2. По кнопке «Создать», откроется новая карточка для редактирования.
3. Заполните поля карточки:
· Таб. номер - заполняется автоматически. При необходимости его можно отредактировать после записи элемента.
· ФИО - укажите фамилию, имя, отчество. Если в справочнике Физические лица уже зарегистрировано физическое лицо с такими данными (ФИО), то программа автоматически предложит использовать данные этого физического лица (диалог «Найден человек с похожим именем»). Нажмите кнопку «Да, это тот, кто мне нужен», если это то же физлицо или «Нет, это - другой человек», если данные ранее не вносились (программа показала однофамильца).
Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу можно внести дефис ("-"). При подготовке и сдаче отчетности, дефис будет опущен или заполнится (зависит от требований к представлению отчета).
· Основные личные данные сотрудника: пол, дата рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, паспортные данные (документ, удостоверяющий личность).
· Контактная информация (по ссылке Вся контактная информация) – укажите адрес проживания, телефоны домашний, рабочий, адрес по прописке, дату регистрации, адрес места проживания, адрес для информирования).
Если ранее было зарегистрировано Физическое лицо, соответствующее этому Сотруднику, то сведения об основных личных данных и контактной информации подтянутся из справочника Физические лица.
Если у сотрудника нет страхового свидетельства, его необходимо получить в СФР. Сделать это можно лично, через работодателя или через МФЦ.
Поле «Пол» заполняется автоматически и определяется по отчеству. Если отчество не указано, то по умолчанию пол будет установлен мужской.
· поле Организация укажите организацию, в которую принимают сотрудника.
4) По кнопкам «Принять на работу» или «Оформить документ» – «Прием на работу» будет открыт для создания одноименный документ. По кнопке «Договор ГПХ» – регистрируются договоры гражданско-правового характера.
5) По кнопке «Записать» или «Записать и закрыть» сохраните изменения.
После записи карточки Сотрудника, автоматически:
- ему будет присвоен табельный номер (по умолчанию следующий по порядку свободный номер), его можно при необходимости отредактировать;
- будет выполнена запись в справочнике Физические лица (кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного физического лица).
При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.