Как скорректировать подраздел 1.1 формы ЕФС 1: алгоритм, нюансы и частые ошибки

Если после отправки подраздела 1.1 ЕФС‑1 в СФР вы обнаружили ошибку — неверно указали дату, код ОКЗ, признак совместительства, номер приказа или иные сведения — нельзя просто «подправить» уже отправленные данные. В Социальном фонде каждое кадровое мероприятие имеет уникальный идентификатор (UUID), и для исправления нужно сформировать корректировку либо отмену. В «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» для этого есть понятные механизмы: через документ Регистрация трудовой деятельности либо через редактирование исходного кадрового документа. Ниже — пошаговые алгоритмы, важные нюансы и разбор типичных ситуаций.

Когда нужна корректировка и что вообще можно исправить

Корректировка нужна, если СФР уже принял отчёт, а позже вы или фонд выявили неточность. Исправить можно любые сведения, передаваемые в подраздел 1.1: даты, коды ОКЗ, номера приказов, признак совместительства и т. п.

При этом важно помнить два жёстких правила:

• Нельзя редактировать отправленное мероприятие напрямую. Всегда формируется новая пара строк: отменяющая и корректирующая. Это нужно, чтобы сохранить исходный UUID и корректно «связать» отмену с новым мероприятием.
• Нельзя подавать корректировку, если первичный отчёт за период ещё не принят СФР. В такой ситуации правильнее дождаться результата приёма либо подать новый первичный отчёт с верными данными.

Способ 1: корректировка через документ «Регистрация трудовой деятельности» (универсальный)

Этот способ подходит почти во всех случаях, особенно если мероприятие регистрировалось именно через этот документ либо если нужно аккуратно внести изменения, не трогая историю кадровых документов.

Шаг 1. Создайте документ.

Перейдите в раздел Кадры – Электронные трудовые книжки, нажмите кнопку «Создать» и выберите Регистрация трудовой деятельности.

Шаг 2. Выберите действие.

В документе нажмите кнопку «Изменить» (если нужно исправить данные) либо «Отменить» (если мероприятие было ошибочным и его нужно полностью аннулировать).

• При выборе «Изменить» укажите сотрудника и мероприятие. В документе автоматически появятся две строки:
• серая — отменяемая запись (та, что уже была отправлена в СФР);
• чёрная — в неё внесите корректные данные (например, правильный код ОКЗ или признак совместительства).

• При выборе «Отменить» также укажите сотрудника и мероприятие. Появится серая строка с отменой — «Дата отмены» в строке заполнится автоматически датой документа. При необходимости ее можно скорректировать вручную.

Шаг 3. Проведите документ.

Убедитесь, что в документе отображается колонка «Идентификатор» (UUID). Если её нет, включите через «Ещё» – «Изменить форму». UUID из отменяемой строки должен совпадать с тем, что был в первичном отчёте — иначе СФР отклонит корректировку.

Шаг 4. Сформируйте новый отчёт.

В журнале Электронные трудовые книжки нажмите «Создать» и выберите отчёт «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС‑1, подраздел 1.1». Нажмите «Подбор» и выберите сотрудника. Программа автоматически подтянет данные из документа Регистрация трудовой деятельности: строку с отменой и строку с правильными сведениями.

Шаг 5. Проверьте отчёт перед отправкой.
Особое внимание уделите:

• совпадению UUID в отменяющей строке с тем, что был в исходном отчёте;
• правильности дат, кодов, признака совместительства;
• статусу исходного отчёта (он должен быть принят СФР).

Шаг 6. Отправьте отчёт в СФР.

Способ 2: корректировка через изменение исходного кадрового документа

Иногда удобнее исправить ошибку прямо в первичном кадровом документе (например, Приём на работу, Кадровый перевод). Это допустимо, но с оговорками.

Как это работает:

Если вы меняете в кадровом документе сведения, которые передаются в СФР (даты, коды, номера приказов), при проведении документа автоматически регистрируется отменяющее мероприятие, а затем — новое с исправленными данными. В итоге при формировании ЕФС‑1 появятся две строки: отмена и корректное мероприятие.

Пример: исправляем номер приказа.
В приказе на увольнение нужно скорректировать номер.

1.     Откройте документ Увольнение. Если сверху есть предупреждение что документ не редактируется, нажмите «Ещё» – «Разблокировать форму».

2.     Измените номер приказа в поле «печатать как».

3.     Нажмите «Провести и закрыть».

4.     При следующем формировании ЕФС‑1 программа автоматически добавит отменяющую строку и новую строку.

Важно:

Дата отмены будет равна дате компьютера, когда документ был изменён или снят с проведения. Поэтому дата формирования новых сведений не должна быть раньше даты отмены.

Если вы меняете сведения, не передаваемые в СФР (например, суммы начислений, право на отпуск), новое мероприятие для подраздела 1.1 не формируется.

Отмена ошибочного кадрового мероприятия

Есть два основных сценария отмены:

1.     Мероприятие было зарегистрировано кадровым документом (приём, перевод и т. п.).

В этом случае достаточно снять документ с проведения: нажмите «Ещё» – «Отменить проведение». При следующем формировании ЕФС‑1 автоматически появится строка с признаком отмены. Дата отмены — дата компьютера, когда вы отменили проведение.

2.     Мероприятие регистрировалось через Регистрация трудовой деятельности
Тогда используйте тот же документ: создайте новый Регистрация трудовой деятельности, нажмите «Отмена», выберите ошибочное мероприятие. В документе появится одна строка с отменой. Проведите и закройте.

После любой отмены обязательно сформируйте и отправьте новый отчёт «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС‑1, подраздел 1.1» — в нём будет отражена отменяющая запись.

Важные нюансы и чек‑лист перед отправкой

• UUID должен совпадать. Это самый частый повод для отказа СФР. Сверяйте идентификатор отменяемого мероприятия с тем, что был в принятом первичном отчёте.
• Проверьте версии конфигурации 1С. Ошибки могут возникать из‑за устаревших справочников и классификаторов.
• Смотрите протокол СФР. Если отчёт отклонили, изучите код ошибки: он подскажет, на каком этапе проблема (несовпадение UUID, неверные даты и т. д.).
• Не подавайте корректировку, пока первичный отчёт не принят. Дождитесь статуса «Принят» либо действуйте по другому сценарию, если требуется подача нового отчета также как «первичного».