Излишне удержанный НДФЛ в программе «1С:Бухгалтерия 8»

На практике возникают случаи излишнего удержания НДФЛ. В такой ситуации при начислении заработной платы за период сумма налога примет отрицательное значение.

Такая ситуация может возникнуть, если:

·         применены вычеты задним числом;

·         произведено сторнировании доходов налогоплательщика: например, при перерасчете отпускных;

·         изменился налоговый статус налогоплательщика: ранее был нерезидентом, а затем стал резидентом. В этом случае новый статус устанавливается с начала года, а НДФЛ пересчитывается по ставке 13%, рассчитанная разница сторнируется.

Пример: в апреле 2026г Ларионова С.В. предоставила выданное налоговым органом уведомление на имущественный вычет на сумму 1 000 000 руб. В документе начисление заработной платы за апрель сумма налога отразилась равной -49 400 руб.

Проводить анализ сумм излишне удержанного налога удобно с помощью отчетов Сводная справка 2-НДФЛ и Анализ НДФЛ.

Раздел Зарплата и кадры - Отчеты по зарплате

В отчете Сводная справка 2-НДФЛ можно включить флажок «Вычеты по кодам» и добавить в структуре документ-основание, для более наглядного представления информации, а также сделать отбор по нужному сотруднику.

В нашем примере в отчете Сводная справка 2-НДФЛ видно, что у Ларионовой С.В. в апреле отражен вычет по коду 311 на сумму 430 000 руб., которая равна сумме дохода полученного с начала года. Видно, что сумма удержанного налога и налога к возврату равны.

Отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов показал, что сумма удержанного налога 49 400 руб. и одновременно по колонке остатка к удержанию – 49 400 руб.

В соответствии со ст. 231 НК РФ, налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Излишне удержанные налоговым агентом суммы налога подлежат возврату при представлении налогоплательщиком письменного заявления. При возврате НДФЛ важно учитывать, что организация не вправе возвращать налог при смене статуса налогоплательщика (нерезидент-резидент). В данном случае, возврат может осуществить только ФНС. Работодатель по таким сотрудникам может только провести зачет излишне удержанного налога.

В момент исчисления налога к возврату неизвестно, будет ли получено заявление от сотрудника.

В документе начисления при расшифровке НДФЛ по сотруднику в поле «Налог к зачету/возврату» отражается сумма излишне удержанного налога со знаком "минус". Эта корректировка позволяет выполнить заполнение ведомости на выплату без учета суммы излишне удержанного налога до получения заявления о возврате налога.

В бухгалтерском учете программа сформирует проводку Дт 70 Кт 68.01 на сумму к возврату.

Заявление на возврат излишне удержанного налога получено налоговым агентом.

Возврат излишне удержанных сумм налога производится в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении. Выдача наличными через кассу организации невозможна: безналичный характер возврата прямо указан в статье 231 НК.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога в течение трех месяцев со дня получения заявления от налогоплательщика, за счет сумм налога, подлежащих перечислению в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога.

Для регистрации факта возврата излишне удержанных сумм НДФЛ используется документ Возврат НДФЛ.

Раздел Зарплата и кадры - Все документы по НДФЛ - кнопка «Создать» - выберите вид документа Возврат НДФЛ.

Заполнение полей документа Возврат НДФЛ:

-  Организация - заполнится по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то выберите ту организацию, по которой регистрируется возврат налога;

- Дата - укажите дату регистрации документа в информационной базе;

- Месяц-  выберите месяц налогового периода, в котором производится возврат налога;

- Сотрудник - укажите сотрудника, которому осуществляете возврат налога. При выборе сотрудника будет автоматически заполнена табличная часть документа суммой налога в разрезе ставок налога с указанием даты получения дохода и вида дохода.

По кнопке «Провести и закрыть» сохраните изменения. Документ не формирует проводок, только записи по регистрам.

После проведения документа Возврат НДФЛ в отчете Анализ НДФЛ по датам получения дохода сумма, которую вернули Ларионовой С.В., отразилась по колонке «Возврат налога» и равна ранее удержанному налогу.

Сотрудник не предоставил заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ или перерасчет связан со сменой налогового статуса налогоплательщика.

Если сотрудник не предоставил заявление на возврат или сменил налоговый статус, то можно постепенно зачитывать излишне удержанный НДФЛ при каждой следующей выплате дохода.

По умолчанию программа излишне удержанную сумму НДФЛ учтёт при расчете налога (уменьшит сумму удержанного НДФЛ) и увеличит сумму к выплате.

Сумма зачитываемого налога отобразится в поле Налог к зачету/возврату в расшифровке расчета НДФЛ. На эту сумму в месяце зачета возникает разница между исчисленным и удержанным налогом – с сотрудника удерживается меньше налога на сумму зачета.

Если бы Ларионов не предоставила заявление на возврат, то в мае 2026 был использован остаток вычета и появилась сумма налога к зачету.

В Анализе НДФЛ по датам получения доходов видно, что появилась сумма исчисленного налога.

Важно учитывать, что зачет налога можно выполнять только до конца года.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.