График отпусков на 2026 год: как составить в программе

          В статье, опубликованной в понедельник, мы рассмотрели нормативное регулирование составления графика отпусков. Сегодня разберем ведение графика отпусков в программе.

          Для составления графика отпусков в программе предусмотрен документ График отпусков (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков).

 Поле «Дата» заполняется по умолчанию текущей датой компьютера. В дальнейшем эта дата отразится в печатной форме Т-7.

Если в информационной базе ведется учет более чем одной организации, выберите нужную в поле «Организация».

Заполнение табличной части документа

          Табличную часть документа можно заполнить следующими способами:

1)    по кнопке «Добавить» - вручную, добавляя по одному сотруднику.

2)    по кнопке «Подбор» - выбирая нужных сотрудников.

Если хотим заполнить документ всеми сотрудниками организации, то после нажатия кнопки «Подбор», в окне выбора сотрудников, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+A (английская). В результате все сотрудники в списке должны выделиться желтым цветом. Нажимаем кнопку «Выбрать».

Если хотим заполнить документ по подразделениям, то после нажатия кнопки «Подбор», в окне выбора сотрудников, нажимаем кнопки «Вид списка» - «По подразделениям». Выбираем нужное подразделение в левой части формы, встаем на список сотрудников в правой части и нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+A (английская). В результате все сотрудники в списке должны выделиться желтым цветом. Нажимаем кнопку «Выбрать».

          После подбора сотрудников в документ, табличная часть заполнится списком выбранных сотрудников. Информация в колонке «Вид отпуска» загружается по видам отпусков, назначенных сотруднику. Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах. В колонках «Начало», «Окончание» указываются даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника. Если указать дату начала отпуска и количество дней (в колонке «Кол-во дн.»), то дата окончания заполнится автоматически. Важно! Для переходящих отпусков (с декабря 2026 на 2027 год) дату окончания введите вручную: автоматический расчёт невозможен из‑за отсутствия утверждённого производственного календаря на 2027 год.

3)    по кнопке «Загрузить из файла» – загрузкой данных из внешнего файла.

После нажатия кнопки появится форма Загрузки сотрудников из файла. В форме предусмотрено два варианта загрузки:

·       «Заполнение таблицы» – скопируйте данные из стороннего файла, в котором собирали информацию по графику отпусков, и вставьте в соответствующие колонки формы;

·       «Из внешнего файла» – загрузите файл с данными, заполненный в нужном формате.

4)    с помощью сервиса «1С: Кабинет сотрудника»

В данном случае пожелания по использованию отпуска собираются на основании документа Сбор пожеланий отпусков (раздел Кадры – Сбор графиков отпуск).

После начала процедуры сотрудники получат уведомления в личных кабинетах. В них будет просьба подать пожелания по датам отпусков. 

В личном кабинете сотрудник переходит в раздел Отпуск – вкладка График отпусков. Находят свою фамилию (она будет первой в списке). Чтобы подать заявку на желаемые даты, необходимо нажать на три точки рядом с ФИО. В открывшемся меню нужно указать даты отпуска и нажать на кнопку «Добавить период».

После того как сотрудники передадут желательные даты, руководители подразделений должны утвердить их. Затем необходимо завершить процедуру сбора заявок. Для этого руководитель в личном кабинете заходит в меню Руководителю, переходит на вкладку График отпусков и нажимает кнопку «Завершить сбор графика».

После завершения сбора графиков необходимо завершить сбор графиков отпусков в программе. Зайти в раздел Кадры – Сбор графиков отпусков. Открыть действующую процедуру по сбору и нажать кнопку «Завершить сбор». После завершения сбора пожеланий и их проверки можно ввести график отпусков – для этого нажмите кнопку «График отпусков». Выбрать организацию, по которой необходимо сформировать график отпусков. Данные о пожеланиях сотрудников перенесутся в документ на выбранный год.

Дополнительные возможности

          В колонке «Фактические отпуска» по ссылкам «Оформить отпуск» и «Оформить перенос» можно оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

          В колонке «Примечание» можно ввести необходимый текст (примечание для дополнительного отпуска появляется автоматически, его можно дополнить). Данные из этой колонки в дальнейшем отразятся в печатной форме Т-7.

          Кнопка «Заполнить» в документе предназначена для заполнения графика по данным уже проведенных в программе отпусков. Данная возможность предусмотрена для случаев, когда график отпусков не был своевременно составлен и в конце года это можно сделать по данным уже использованных отпусков сотрудников.

          По ссылке «Контроль остатков отпусков» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков.

Печать графика

По кнопке «График отпусков (Т-7)» можно распечатать график по документу. Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму графика, тогда можно воспользоваться отчетом График отпусков (Т-7) (раздел Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)).

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.