Болезнь во время отпуска: правила продления/переноса и работа в программе

Если сотрудник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск нужно либо продлить, либо перенести на другой срок — это прямо предусмотрено ст. 124 ТК РФ. При этом важно учитывать условия, при которых правило работает, и особенности расчёта выплат и отражения операций в программе.

Когда отпуск продлевают или переносят

Продление или перенос отпуска возможны только при соблюдении двух условий:

• отпуск — ежегодный оплачиваемый;
• нетрудоспособность — по болезни самого работника.

Во всех остальных случаях правило не действует, например:

• если отпуск не ежегодный (учебный, без сохранения зарплаты и др.);
• если больничный выдан по уходу за ребёнком или другим членом семьи;
• при карантине и иных причинах нетрудоспособности, не связанных с болезнью самого сотрудника.

В этих ситуациях дни больничного, совпавшие с отпуском, не оплачиваются, а пособие по нетрудоспособности назначают только со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу.

Продление vs перенос: в чём разница для расчётов

• Продление отпуска не требует перерасчёта отпускных: общая продолжительность отдыха сохраняется, меняется только дата окончания.
• Перенос отпуска влечёт перерасчёт: поскольку меняется период использования отпуска, может измениться и расчётный период для среднего заработка. Если в итоге отпускные окажутся излишне выплаченными, удержать разницу можно только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ); без согласия взыскание возможно только через суд.

Также важно помнить: нерабочие праздничные дни не включаются в продолжительность отпуска (ст. 120 ТК РФ). При продлении отпуска на дни болезни отпуск увеличивают только на календарные дни болезни — праздники в этот период не учитываются.

Настройки в программе

Поведение программы при пересечении отпуска и больничного зависит от настройки «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» в разделе Настройка — Расчёт зарплаты.

Если флаг снят (рекомендуемый вариант):

1.     При оформлении документа Больничный лист программа покажет подсказку: «Требуется продлить и пересчитать отпуск».

2.     По ссылке из больничного создаётся документ‑исправление отпуска.

3.     Программа автоматически предлагает продлить отпуск на дни болезни. После подтверждения дата окончания отпуска сдвигается.

4.     Сумма отпускных остаётся прежней — меняется только период.

Если флаг установлен:

1. программа автоматически сторнирует отпускные за дни пересечения с больничным;

1. первичный документ Отпуск не меняется — продление нужно оформить вручную через исправление;

1. возможны ошибки в распределении доходов для НДФЛ и страховых взносов, а также риск «перекрытия» начисления по больничному.

Частые ситуации и порядок действий в программе

Ситуация 1. Несколько больничных листов пересекаются с отпуском

1.     При вводе первого больничного программа предложит создать исправление отпуска.

2.     Во втором документе Больничный лист ссылки на продление нет

3.     Из первого документа создадим продление отпуска по ссылке. Далее вручную на вкладке «Продления, переносы, отзывы» укажем периоды болезни по второму больничному.

4.     На вкладке «Основной отпуск» корректируем количество дней отпуска с учетом календарных дней второго больничного. Дата окончания отпуска при этом изменится автоматически.

5.     Оба документа Больничный лист рассчитаны и в каждом документе ссылка на документ-исправление Отпуска.

Ситуация 2. Больничный попадает на несколько отпусков (например, основной и дополнительный)

1.     Из документа Больничный лист создадим исправление первого (основного) отпуска, но пока не проводим его, а нажимаем кнопку «Записать».

2.     Исправляем второй (дополнительный) отпуск, вручную указав корректный период, с учетом переноса начала отпуска из-за продления первого на больничный. Второй отпуск начнется со следующего дня после окончания первого отпуска с учетом продления.

3.     Возвращаемся в первый документ-продление Отпуск и проводим его.

4.     Возвращаемся в документ Больничный лист, рассчитываем и проводим.

Новый механизм списания остатков отпусков (с версии 3.1.37.49)

Начиная с версии 3.1.37.49 появилась настройка, влияющая на порядок списания накопленных дней при продлении отпуска. В разделе Настройка — Кадровый учёт добавлен флаг «Пересчитывать продолжительность видов отпусков при болезни или отзыве из отпуска».

При его включении программа при продлении отпуска будет в первую очередь списывать дни, накопленные за более ранние рабочие годы, — это помогает корректно управлять остатками отпусков и избегать нарушений правил их предоставления.

Соблюдение алгоритма действий при болезни сотрудника в отпуске и правильная настройка механизмов списания остатков отпусков в программе исключают нарушения в предоставлении отпусков. Параллельный контроль НДФЛ и страховых взносов снижает вероятность ошибок в отчётности.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (385 2) 222 608 или оставьте заявку на нашем сайте.