Анкета зарегистрированного лица (форма АДВ-1)

Форма АДВ-1 Утверждена Приказом СФР от 30.10.2023 N 2153 и Применяется  с 15 декабря 2023 года.

Правила заполнения формы закреплены в Приказе СФР от 30.10.2023 N 2153.

Она используется для оформления регистрации сотрудника в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Эта форма может понадобиться, когда сотрудник, впервые трудоустраивается или является гражданином другой страны, и у него нет страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или Уведомления о регистрации, содержащие сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС). По желанию сотрудник так же может оформить регистрацию самостоятельно или через представителя, обратившись в МФЦ или по почте. Обратите внимание: у работодателя есть обязанность - подать анкету не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с ним соответствующего договора, поэтому, чтобы избежать проблем лучше согласовать и сформировать все необходимые сведения при приёме на работу, и не ждать, ведь сотрудники не всегда понимают последствия при просрочке подачи отчетности.

В случае, если сотрудник выбрал форму регистрации через работодателя, то работодатель обязан направить в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1. В программе 1С: Бухгалтерия 8.3 при создании формы АДВ-1 опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1 формируется в составе комплекта (поэтому в программе формируется документ с названием Пачка документов АДВ-1, где его искать напишем ниже).

Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (его представителя). В данном случае нет никаких оговорок для работодателя, считаем, что в данном случае необходимо обязательно подписать форму АДВ-1 личной подписью сотрудника и хранить анкету в личном деле.

Представление анкеты застрахованного лица может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, либо на бумажном носителе. C 2023 года АДВ-1 формируется на каждого сотрудника в отдельности (по новому формату в одном файле анкеты должен быть только один сотрудник).

В течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты, территориальный орган СФР принимает решение об открытии лицевого счета, либо об отказе в регистрации застрахованного лица. Документом, подтверждающим регистрацию зарегистрированного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий в том числе СНИЛС, является «Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДИ-РЕГ), утвержденная приказом № 1199. Она может быть предоставлена гражданам в бумажном или электронном виде.

Если в регистрации данных отказано, то территориальный орган СФР направить ответ по форме АДИ-8 «Решение об отказе в регистрации зарегистрированного лица». Основанием для вынесения территориальным органом СФР решения об отказе в регистрации застрахованного лица является наличие в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета, открытого на застрахованное лицо с аналогичными анкетными данными.

В этой статье мы рассмотрим этапы подготовки и отправки анкеты по форме АДВ-1:

- Заполнение карточек сотрудника и физического лица

-Подготовка и заполнение документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1)

-Подача Анкеты застрахованного лица (АДВ-1) в территориальный СФР.

-Принятие отчета и завершение регистрации сведений о сотруднике

Заполнение карточек сотрудника и физического лица

Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо внести в программу 1С: Бухгалтерия 8.3 сведения о сотруднике:

- фамилия, имя, отчество,

-пол,

-дата рождения,

- ИНН,

-место рождения,

-паспортные данные,

-сведения о гражданстве,

-адрес постоянного места жительства (адрес регистрации, заполняется на основании документа, удостоверяющего личность),

-адрес места пребывания (указывается, в случае отличия от адреса по регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации),

-телефон (домашний и/или рабочий, по которому можно связаться с застрахованным лицом).

Эти данные могут быть введены либо через справочник Сотрудники, либо через справочник Физические лица. Эти справочники взаимосвязаны и при изменении в одном, данные автоматически подтянутся во второй.

раздел Зарплата и кадры – Сотрудники

раздел Зарплата и кадры - Физические лица

Рисунок 1 Пример заполнения элемента справочника Физические лица. На вкладке Главное заполняем: ФИО, дату рождения, ИНН, пол, место рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность.

Рисунок 2 Пример заполнения элемента справочника Физические лица. На вкладке Адреса, телефоны: указываем телефон, адреса регистрации и проживания.

Обратите внимание форма так же содержит реквизиты актовой записи при рождении: номер, дату выдачи и орган, который осуществил регистрацию. Эти данные указываются при предъявлении физлицом такого свидетельства. Если же документ не был предоставлен работодателю, то и заполнять указанные выше строки нет необходимости.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) также является необязательным реквизитом и указывается при наличии у работодателя сведений об ИНН физлица. Зачастую эти данные есть у работодателя, так как он выступает налоговым агентом при уплате НДФЛ и эта строка указывается в карточке физического лица.

Подготовка и заполнение документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1)

Подготовка анкеты по форме АДВ-1 для передачи в органы СФР производится в программе с помощью документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1). Этот документ можно найти двумя путями: через кадровые документы или через отчетность

Раздел Зарплата и кадры – раздел Страховые взносы - Документы персучета.

Раздел Отчеты- Регламентированные отчеты

По кнопке Создать выберите документ Пачка документов АДВ-1. Он так назван, т.к. при отправке будет сформирована форма Анкета застрахованного лица (АДВ-1) и опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1.

Заполните поля в документе:

Поле «Организация» заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то выберите ту организацию, в которой трудоустроен сотрудник, по которому подаются сведения

В поле «Дата» указываем дату заполнения анкеты.

Поле «Номер» автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости этот номер можно изменить.

В поле «Сотрудники» выберите сотрудника, по которому создаете анкету для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. К выбору предлагаются только сотрудники, не имеющие СНИЛС, поэтому если нужный сотрудник не появился в списке, то необходимо проверить введенные данные в справочниках Сотрудники и Физические лица. Ошибка может возникнуть, например, если создание нового элемента справочника было выполнено копированием и поля были заполнены данными другого сотрудника (физического лица). При выборе сотрудника реквизиты табличной части заполнятся автоматически личными данными сотрудника. Если в информационную базу введены не все сведения, которые требуется указать в анкете, программа информирует, каких данных не хватает. Прямо из формы отчета можно перейти в карточку физического лица и внести недостающие сведения. После записи карточки физического лица данные в анкету АДВ-1 подтянутся автоматически.

Рисунок 3 Программа вывела сообщения об ошибках в данных влияющих на отправку отчета АДВ-1, в т.ч. "подсветила", что дата рождения не заполнена.

Рисунок 4 Перейти в карточку физического лица для внесения или корректировки сведений можно прямо из отчета по кнопке "Открыть".

По ссылке «Подписи» раскрываются поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. 

Рисунок 5 Нажатие по гиперссылке Подписи, раскрывает поля для заполнения корректировки Руководителя, его должности и ответственного исполнителя документа.

Поля «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются по данным из справочника Организации.

Напомним, что настройка полей «Руководитель» и «Должность» доступна в разделе Главное - Организации - раздел Подписи.

В поле «Исполнитель» выберите лицо из справочника Физические лица.

По кнопке «Записать» сохраните Анкету застрахованного лица (АДВ-1).

Подача Анкеты застрахованного лица (АДВ-1) в территориальный СФР

Есть три способа подачи формы АДВ-1 в СФР:

1.                  В электронном виде на внешнем носителе

2.                  В распечатанном виде на бумажном носителе

3.                  В электронном виде с помощью сервиса 1С:Отчетность

Обратите внимание с точки зрения СФР предпочтительным является

1 способ: Передача в территориальный орган СФР в электронном виде на магнитном носителе.

Перед выгрузкой сведений на носитель рекомендуется данные на соответствие требованиям СФР. Для этого нажмите на кнопку «Проверка» и выберите «Проверить выгрузку». Пачка документов проверяется по встроенному в программу 1С: Бухгалтерия 8.3 алгоритму. Так же, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ (должны быть предварительно установлены на компьютере). При нарушении требований выводится соответствующее служебное сообщение.

Если все корректно и проверка пройдена без ошибок перейдите к выгрузке файла-пачки. По кнопке «Выгрузить» выгрузите файл-пачку АДВ-1 в указанный каталог на магнитный носитель. Имена файлам программа присваивает автоматически.

Рисунок 6 Выгрузка файла на внешний носитель: укажите путь сохранения. Имя файла не меняйте.

Нажмите на кнопку «Открыть файл» и проверьте содержимое файла-пачки.

Рисунок 7 Пример сформированного файла-пачки

2 способ: Подача в территориальный орган СФР распечатанном виде

Для формирования печатной формы анкеты зарегистрированного лица АДВ-1 и описи документов АДВ-6-1 нажмите на кнопку «Печать - Все формы» или сформируйте печатные формы по отдельности:

кнопка «Печать - АДВ-1» и «Печать - АДВ-6-1».

Для первого и второго способа, чтобы контролировать состояние сданного отчета можно изменять его значение по гиперссылке в колонке «Состояние»: при передаче на «Подготовлено», а при получении заверенного в той ли иной форме документа о регистрации на «Сдано».

Рисунок 8 Смена состояния отчета по гиперссылке

После принятия пачки территориальным СФР установите флажок «Документ принят в СФР (не редактируется)» и вновь запишите документ. Редактирование документа после этого станет недоступно, но при необходимости отредактировать документ можно, но сняв в флажок блокировка будет снята.

Рисунок 9 Проставив галочку «Документ принят в СФР», Вы заблокируете возможность редактирования документа

3 способ: Подача в территориальный орган СФР с помощью сервиса "1С-Отчетность" напрямую из программы 1С: Бухгалтерия 8.3

Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 можно из программы.

Раздел Отчеты- Регламентированные отчеты

Перед отправкой, как и при работе с любой отчетностью, лучше выполнить форматно-логический контроль заполнения документа: нажмите на кнопку «Проверка - Проверить в интернете». Если проверка выявит какие-либо ошибки будет выведено сообщение.

Далее отправьте корректный отчет: нажмите на кнопку «Отправить». Состояние отчета примет значение «Отправлено». Для получения ответа нажмите кнопку «Обновить».

Рисунок 10 Внешний вид сервиса 1С-Отчетность: разделы, поля отбора, рабочие кнопки.

Для того чтобы просмотреть состояние отправленного документа нажмите на гиперссылку в колонке Состояние (например, Отправлено), откроется окно с информацией об этапах отправки отчета.

В этом окне есть возможность выгрузить весь пакет документов. Для этого нажмите кнопку «Выгрузить» и выберите «Все файлы и подписи».

В этом окне так же доступно открытие печатной формы каждого этапа обработки. Для этого выберите интересующий Вас этап обработки. Данные можно распечатать или сохранить, нажав на соответствующие кнопки.

Если программа определит, что отчет не принят территориальным СФР, статус отчета в журнале отчетов будет установлен в положение «Не принят»/«Не сдано». Нажав на данный статус, вы сможете открыть и прочитать пояснение, высланное контролирующим органом по форме АДИ-8 «Решение об отказе в регистрации зарегистрированного лица». В нём будет указана причина отказа.

Принятие отчета и завершение регистрации сведений о сотруднике.

После того, как СФР примет отчет и в программу будет загружен его ответ, поле Состояние примет значение «Сдано» автоматически, а внутри формы АДВ-1 будет проставлен флажок «Документ принят в СФР (не редактируется)»- редактирование документа станет недоступно.

После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.

При затруднениях с формированием отчетов наши специалисты вам помогут по телефону: +7 (3852) 222-608 или оставьте заявку на нашем сайте.