ООО «Сибстрой»

ООО «Сибстрой» — строительная компания, расположенная в г. Новосибирск. Основным видом деятельности является строительство жилых и нежилых зданий. Специфика строительных объектов может предполагать работу сотрудников на удалённых площадках и применение вахтового метода.

Предпосылки внедрения

В ходе своей деятельности ООО «Сибстрой» столкнулись с ключевыми сложностями:

1.     Удалённость строительных объектов от офиса и территориальная разобщённость сотрудников. Передача кадровых документов между работниками на объектах и кадровой службой может занимать время и требовать пересылки бумажных оригиналов.

2.     Большие затраты времени и ресурсов на бумажный документооборот.

Оформление, печать, подписание, пересылка и архивное хранение кадровых документов отнимали значительную часть рабочего времени кадровой службы. При большом количестве сотрудников и объектов эти процессы становились всё более трудоёмкими и затратными: расходы на бумагу, печать, курьерские услуги и организацию архива росли пропорционально штату.

3.     Риск утери документов и задержка в подписании.

Оригиналы документов, передаваемые между объектами и офисом, могли задерживаться, теряться или приходить в негодность. Это создавало риски как для работодателя, так и для сотрудников — особенно в ситуациях, требующих своевременного ознакомления или подписания.

Цели внедрения

1.     Сократить время оформления и согласования кадровых документов.

2.     Обеспечить оперативный обмен документами между кадровой службой и работниками независимо от их местонахождения.

3.     Обеспечить упорядоченное хранение и быстрый поиск документов, а также возможность отслеживать их согласование и подписание.

4.     Повысить прозрачность кадровых процессов за счёт фиксации статусов документов и истории действий сотрудников.

Процесс внедрения

Для эффективного и качественного внедрения КЭДО на базе 1С:Кабинет сотрудника была сформирована проектная команда, состоящая из специалистов Группы компании «1С-Галэкс» и сотрудников ООО «Сибстрой».

В команду входили:

−               менеджер проекта, контролирующий этапы, сроки и процессы внедрения;

−               консультант-эксперт по работе с 1С, занимающийся настройкой всех необходимых функций;

−               менеджер по персоналу, отвечающий за проект со стороны ООО «Сибстрой».

Проект внедрения КЭДО на базе «1С:Кабинет сотрудника» происходил в несколько этапов.

Этап 1. Организационно-подготовительные мероприятия.

- Определение целей внедрения.

- Назначение ответственных лиц.

Этап 2.  Подготовительный этап.

- Предварительный анализ информационной базы.

- Определение состава кадровых документов и структурных единиц КЭДО.

- Описание маршрутов согласования.

Этап 3. Подготовка пакетов документов для перехода на КЭДО.

 - Подготовка приказа о переходе на КЭДО, положения о переходе на КЭДО, формы согласия сотрудников о переходе на КЭДО.

- Согласование порядка и сроков уведомления сотрудников о переходе на КЭДО.

- Уведомление сотрудников.

Этап 4.  Настройка системы КЭДО.

- Подключение и настройка системы КЭДО «1С:Кабинет сотрудника» на стороне программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8.0».

- Создание кабинетов для выбранных структурных единиц.

- Настройка маршрутов согласования кадровых приказов.

- Авторизация пользователей в созданных кабинетах.

Этап 5. Обучение пользователей заказчика.

- Проведение обучение ответственных пользователей.

Результаты внедрения

1.   Автоматизация бизнес-процессов.

Внедрение системы КЭДО на базе «1С:Кабинет сотрудника» позволило автоматизировать подготовку, согласование, направление и хранение кадровых документов, а также ознакомление работников с документами и подачу заявлений в электронном виде.

Вариант работы: файловый

Общее количество автоматизированных рабочих мест: 35

Количество одновременно работающих клиентов:

- Тонкий клиент: 1

- Веб-клиент: 35

2.   Сокращение времени на подготовку, согласование и передачу кадровых документов.

3.   Ускорение взаимодействия кадровой службы с работниками, находящимися вне офиса.

4.   Упрощение поиска документов и контроля сроков их подписания.

5.   Повышение прозрачности кадровых процессов за счёт отслеживания статусов документов.

Отзыв о работе ГК «1С-Галэкс»

«Искренне благодарим ГК «1С-Галэкс» за оперативное и профессиональное внедрение системы кадрового электронного документооборота «1С:Кабинет сотрудника»! Решение было принято в эксплуатацию. Переход на КЭДО позволил нашей организации:

1.     Автоматизировать кадровый документооборот.

2.     Обеспечить оперативный обмен документами между кадровой службой и работниками независимо от их местонахождения.

3.   Упростить поиск документов и контроля сроков их подписания.

4.     Повысить прозрачность кадровых процессов.

Мы довольны результатом и рекомендуем ГК «1С-Галэкс» как надежного и профессионального партнера по внедрению КЭДО!».