Комитет по имущественным отношениям администрации муниципального округа г. Славгород Алтайского края

Предпосылки внедрения

В ходе своей деятельности Комитет по имущественным отношениям администрации муниципального округа город Славгород Алтайского края столкнулся с несколькими ключевыми сложностями:

1. Ведение учета аренды в двух разрозненных системах.

Информация об объектах, их характеристиках, документах и статусах хранилась в разных источниках, что усложняло поиск актуальных данных. Операционный блок работал в сторонней программе, финансовый учет велся в 1С. Это приводило к дублированию ввода данных, расхождениям между фактическими условиями аренды и бухгалтерскими записями, а также увеличивало трудозатраты на сверку информации. Использование разрозненных систем усложняло обмен данными, увеличивало объем ручных операций и создавало риск дублирования информации.

2. Большой объем договоров и арендных отношений.

Требовалось систематизировать сведения об арендаторах, сроках действия договоров, условиях аренды и взаиморасчетах.

3. Большой объем ручных операций

Сотрудники тратили время на перенос, сверку и обновление данных, а также на подготовку информации для отчетов. Это увеличивало нагрузку и не позволяло быстро решать рабочие задачи.

 4. Необходимость оперативного контроля расчетов

Комитету требовался удобный инструмент для получения информации о начислениях, оплатах, задолженности арендаторов и взаиморасчетах по договорам.

5. Отсутствие единого информационного пространства

Для эффективного управления муниципальным имуществом было важно связать в одной системе сведения об объектах, договорах аренды, арендаторах, расчетах и связанных документах.

Цели внедрения

1. Создать единое информационное пространство для учета муниципальной собственности.

Объединить в одной системе сведения об объектах недвижимости, их характеристиках, статусах, документах и текущем использовании.

2. Автоматизировать управление арендными отношениями.

Настроить удобную работу с начислениями, графиками платежей, оплатами, задолженностью и взаиморасчетами по договорам.

3. Обеспечить связь с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения».

Исключить дублирование информации и сократить объем ручного переноса данных между программами.

4. Учесть особенности работы Комитета и ведения учета.

Настроить программу в соответствии со спецификой управления муниципальным имуществом, действующими процессами и требованиями Комитета.

5. Сократить количество ручных операций и повысить оперативность работы.

Автоматизировать обработку данных, их сверку, обновление и подготовку информации.

6. Повысить контроль за использованием муниципального имущества.

Получать актуальную информацию о статусах объектов, занятых и свободных площадях, действующих договорах и задолженности арендаторов.

7. Сократить время подготовки отчетности и аналитической информации.

Обеспечить формирование сводных данных по объектам недвижимости, договорам, арендаторам и расчетам для принятия управленческих решений.

Процесс внедрения

Для эффективного и качественного внедрения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения» была сформирована проектная команда, состоящая из специалистов Группы компании «1С-Галэкс» и сотрудников Комитета.

В команду входили:

−               Менеджер проекта, контролирующий этапы, сроки и процессы внедрения;

−               Консультант-эксперт по работе с 1С, занимающийся настройкой всех необходимых функций;

−               Программист, отвечающий за техническую реализацию: доработку и адаптацию конфигурации под специфику учета Комитета, обеспечение корректной работы программы в информационной инфраструктуре заказчика.

−               Сотрудники Комитета, работающие по направлению учета аренды, отвечающие за формирование требований к системе, предоставление данных для реализации внедрения и контроль соответствия конечного результата потребностям Комитета.

Проект внедрения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения» происходил в несколько этапов.

Этап 1. Подбор программного решения

На первом этапе специалисты Группы компаний «1С-Галэкс» совместно с представителями Комитета проанализировали текущие задачи и особенности учета муниципальной собственности.

Были рассмотрены:

• структура и состав объектов муниципального имущества;
• порядок ведения реестра имущества;
• особенности работы с договорами аренды;
• используемая «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
• ограничения ранее применяемого стороннего решения.

По результатам анализа было принято решение использовать «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Решение подходит для государственных и муниципальных учреждений, деятельность которых связана с управлением недвижимостью и арендными отношениями. Выбор модуля позволил расширить возможности уже используемой «1С:БГУ» и обеспечить более тесную связь между бухгалтерским учетом, реестром объектов, договорами аренды и взаиморасчетами.

Этап 2. Обследование и формирование требований

На втором этапе специалисты изучили действующие процессы учета муниципального имущества и арендных отношений. Были проанализированы:

• порядок начисления арендной платы и отражения взаиморасчетов;
• используемые справочники и документы;
• требования к подготовке отчетности и аналитической информации;
• порядок взаимодействия Комитета с арентадорами.

По итогам обследования были сформированы требования к настройке и адаптации программного продукта.

Этап 3. Настройка программы

На третьем этапе специалисты выполнили настройку подсистемы «Аренда и управление недвижимостью» в соответствии с требованиями Комитета. В рамках работ были выполнены:

·         Созданы специальные конвертационные обработки для автоматизированного переноса данных.

·         Все справочники, такие как «Объекты недвижимости», «Контрагенты» и «Договоры», были перенесены в новую базу данных.

·         На основании документов «Ввод начальных остатков» и «Начисление доходов будущих периодов» сформированы документы «Заключение договоров аренды».

·         Настроена автоматическая генерация документов для отражения доходов будущих периодов, которые затем формируют квитанции для передачи в ГИС ГМП.

·         Настроен обмен с ГИС ГМП для передачи информации о начислениях и платежах. В связи с выявленными техническими ограничениями (закрыты порты, необходимые для прямого обмена из 1С), была реализована дополнительная внешняя обработка, которая формирует выгрузочный файл установленного формата. Данный файл в дальнейшем передается в систему через альтернативный канал, что позволило обеспечить выполнение требований законодательства без доработки сетевой инфраструктуры.

·         Устранены системные проблемы, выявленные в процессе перехода:

-         разработан порядок исправления ошибок в расчетах площадей и ставок аренды;

-         организована оперативная система передачи дополнительных соглашений в учет;

-         организована своевременная передача актуальной информации о статусе договоров (действующих или расторгнутых).

В результате Комитет получил эффективный инструмент для управления имуществом, учета аренды и контроля взаиморасчетов, интегрированный в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Этап 4. Обучение по работе в программе

После завершения настройки системы специалисты ГК «1С-Галэкс» провели обучение для сотрудников Комитета по работе в новой программе и порядку исправления выявленных ошибок.

Этап 5. Сопровождение

Группа компаний «1С-Галэкс» оказывает квалифицированную поддержку, гарантируя стабильную работу системы и оперативное решение возникающих вопросов.

ГК «1С-Галэкс» — это более 20 лет успешного опыта в сфере автоматизации бизнес-процессов как в коммерческом, так и государственном секторе. Благодаря высокому уровню профессионализма, компания является лидером Алтайского края по сопровождению «1С» и уверенно входит в ТОП-100 лучших партнеров «1С» в России.

Результаты внедрения

В результате внедрения «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Комитет по имущественным отношениям администрации муниципального округа город Славгород Алтайского края получил следующие результаты:

1. Создано единое информационное пространство для учета муниципального имущества.

2. Систематизирован и централизован учет аренды имущества.

3. Автоматизировано управление арендными отношениями и взаиморасчетами.

4. Учет аренды стал более прозрачным и единообразным, риск расхождений между арендными и бухгалтерскими данными минимизирован.

5. Обеспечена полная интеграция с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Исключено дублирование информации и сокращен объем ручного переноса данных между системами.

6. Сокращено количество ручных операций и повышена оперативность работы.

7. Повышен контроль за использованием муниципального имущества.

8. Сокращено время подготовки аналитической информации.

9. Снижены риски ошибок и потери данных.